Zakelijke maaltijden zijn al jaren een bron van vragen binnen de loonadministratie. Wanneer is een maaltijd zakelijk, en wanneer valt deze onder privégebruik? De Belastingdienst heeft het criterium voor zakelijke maaltijden onlangs verduidelijkt. Deze aanpassing heeft directe gevolgen voor de verwerking van maaltijdvergoedingen en -verstrekkingen binnen de werkkostenregeling.
Kern van de nieuwe uitleg: een maaltijd is gericht vrijgesteld als deze een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. De Belastingdienst hanteert hiervoor een grens van meer dan tien procent zakelijk karakter. Om onduidelijkheid te voorkomen, zijn er situaties aangewezen waarin altijd sprake is van een zakelijke maaltijd.
Voorbeelden hiervan zijn werknemers die door hun werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kunnen eten, zoals servicemonteurs, consultants met late vergaderingen of medewerkers die ’s avonds klanten bezoeken. Ook maaltijden vanwege overwerk na 20.00 uur, werk op koopavonden, therapeutisch mee-eten (bijvoorbeeld in de zorg) en werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens worden als zakelijk aangemerkt.
In deze gevallen geldt dat de vergoeding of verstrekking van de maaltijd gericht vrijgesteld is. U hoeft dan geen loonbelasting in te houden en de kosten drukken niet op de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Bij zakelijke maaltijden kunt u kiezen: u mag de werkelijke kosten vergoeden of aansluiten bij het normbedrag voor bedrijfskantines, dat in 2025 € 3,95 per maaltijd bedraagt. Dit normbedrag geldt ongeacht waar de maaltijd is genuttigd of gekocht.
Omdat zakelijke maaltijden nu duidelijker zijn afgebakend, heeft u meer zekerheid bij de beoordeling of een maaltijd onder de vrije ruimte valt. Een correcte kwalificatie voorkomt onverwachte eindheffingen bij overschrijding van de vrije ruimte.
De recente verduidelijking is een goed moment om het interne beleid rond maaltijden te herzien. Zorg dat duidelijk is wanneer u maaltijden als zakelijk aanmerkt, welke vergoedingsvorm u toepast en hoe u dit vastlegt in de administratie. Stem de werkwijze af tussen HR, Finance en salarisadministratie om fouten en discussies te voorkomen.
Leg bij iedere maaltijdvergoeding kort vast waarom deze zakelijk is, bijvoorbeeld met een notitie bij de declaratie. Maak in uw administratie onderscheid tussen zakelijke en overige maaltijden om een juiste fiscale verwerking te waarborgen.
Voor accountants en fiscalisten biedt deze wijziging de kans om klanten proactief te adviseren over de juiste verwerking van zakelijke maaltijden. Controleer tijdens looncontroles of jaarafsluitingen of zakelijke maaltijden correct als gerichte vrijstelling zijn aangemerkt.
Conclusie: het criterium voor de zakelijke maaltijd is duidelijker geworden, maar blijft in de praktijk mensenwerk. Met een helder beleid, goede vastlegging en aandacht voor de voorwaarden benut u optimaal de fiscale mogelijkheden en voorkomt u onaangename verrassingen achteraf.