De fiets van de zaak is populairder dan ooit. Werknemers zien het als een aantrekkelijk en duurzaam mobiliteitsvoordeel, terwijl werkgevers het gebruiken om hun arbeidsvoorwaarden te versterken. Toch levert de fiets van de zaak in de praktijk regelmatig vragen op over de juiste verwerking in de salarisadministratie. Vooral bij leasefietsen ontstaat verwarring: hoe werkt de bijtelling precies, wat doet u met het leasebedrag en hoe zit het met de vrije ruimte van de werkkostenregeling?
Voor accountants en adviseurs is dit een onderwerp dat vaak terugkomt. Een verkeerde verwerking kan leiden tot foutieve loonbelasting, onjuiste nettolonen of een ongewenste druk op de vrije ruimte. In deze blog leest u precies hoe u een leasefiets correct verwerkt en wanneer sprake is van een cafetariaregeling.
Hoe werkt de fiets van de zaak?
Wanneer een werkgever een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer, geldt hiervoor een fiscale bijtelling. Die bijtelling is 7 procent van de consumentenprijs van de fiets, inclusief btw. De regeling werkt vergelijkbaar met de bijtelling voor een auto van de zaak, maar dan met een vast percentage dat niet afhankelijk is van het werkelijke privégebruik. De werkgever mag de fiets vervolgens ook voor privéritten laten gebruiken, zonder aanvullende administratie of ritregistratie.
Deze vaste 7-procentbijtelling zorgt voor eenvoud, maar roept vaak vragen op. Dat komt vooral doordat veel fietsen tegenwoordig worden geleaset via een extern leasebedrijf. De werkgever betaalt dan een maandelijkse leasetermijn, terwijl de werknemer de fiets dagelijks gebruikt. De vraag is dan: hoe verwerkt u dit in de salarisadministratie?
Een voorbeeld: een leasebedrag van € 60 per maand
Stel dat een werkgever een leasecontract afsluit met een maandelijkse leasetermijn van € 60. De werknemer krijgt de fiets volledig ter beschikking. In de salarisadministratie moet de werkgever dan twee stappen zetten.
De eerste stap is het verwerken van de bijtelling. Voor de fiets geldt dat 7 procent van de waarde, inclusief btw, moet worden opgeteld bij het loon. Daarmee is de fiets fiscaal gezien volledig verwerkt. De bijtelling verhoogt het belast loon en leidt dus tot loonheffing. Dat is de basis van de fiscale verwerking.
De tweede stap is afhankelijk van de afspraak tussen werkgever en werknemer. Veel werkgevers willen voorkomen dat de leasekosten volledig voor hun rekening komen. Zij spreken daarom af dat de werknemer een deel of zelfs het volledige leasebedrag betaalt. Dit gebeurt vaak via een brutolooninhouding.
De rol van het brutoloon: een cafetariaregeling
Wanneer de werknemer de leasetermijn betaalt door een deel van zijn brutoloon in te leveren, ontstaat een cafetariaregeling. In ruil voor minder loon ontvangt hij een voordeel in natura, namelijk de fiets die door de werkgever wordt betaald en ter beschikking wordt gesteld. Door de lagere bruto loonbetaling daalt de verschuldigde loonheffing. Het netto-effect voor de werknemer is daardoor gunstig: hij betaalt minder dan het werkelijke leasebedrag.
In het voorbeeld betaalt de werknemer dus niet € 60 netto per maand, maar een lager bedrag afhankelijk van zijn belastingtarief. Hoe hoger het tarief, hoe groter het voordeel. Deze constructie wordt veel gebruikt omdat het fiscaal aantrekkelijk is en omdat het administratief eenvoudig blijft. Voor werkgevers is het bovendien kostenefficiënt: zij dragen de fiets bij, maar kunnen de lasten deels of geheel laten compenseren via het brutoloon.
Hoe zit het met de vrije ruimte van de WKR?
Een veelgestelde vraag is of deze regeling gevolgen heeft voor de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Die vrije ruimte is immers beperkt en staat onder druk door allerlei andere vergoedingen en verstrekkingen. Gelukkig geldt dat het voordeel van de fiets al is verwerkt door de fiscale bijtelling van 7 procent. Daardoor hoeft dit voordeel niet nog eens te worden aangewezen als eindheffingsloon. Dat betekent dat de fiets van de zaak geen drukkend effect heeft op de vrije ruimte.
Het bedrag dat de werknemer via het brutoloon inlevert voor de leasekosten wordt evenmin gezien als loonbestanddeel voor de WKR. Het is simpelweg een omzetting binnen de cafetariaregeling. Dat maakt deze constructie aantrekkelijk voor werkgevers die de vrije ruimte willen ontzien.
Waarom ontstaat er zoveel verwarring?
De fiets van de zaak lijkt een eenvoudige regeling, maar in de praktijk worden begrippen als loon, bijtelling, ter beschikking stellen en cafetaria vaak door elkaar gehaald. De verwarring ontstaat vooral doordat de leasekosten en de bijtelling twee afzonderlijke grootheden zijn. De bijtelling is gebaseerd op de waarde van de fiets en staat volledig los van de werkelijke leasekosten. Dat voelt voor veel werkgevers onnatuurlijk, maar het fiscale systeem ziet dit bewust gescheiden.
Daarnaast wordt vaak gedacht dat het leasebedrag als loon in natura moet worden verwerkt of moet worden belast als voordeel voor de werknemer. Dat is echter niet het geval. De leasetermijn is een werkgeverslast, tenzij werkgever en werknemer afspreken dat de werknemer deze (gedeeltelijk) voor zijn rekening neemt via het brutoloon. Het is dus belangrijk dat werkgevers precies snappen wat de rol van de bijtelling is en hoe deze samenwerkt met de cafetariaregeling.
De rol van de adviseur: voorkomen van onnodige fouten
Doordat de fiets van de zaak steeds populairder wordt, groeit ook de behoefte aan duidelijke uitleg richting ondernemers. Accountants en salarisadviseurs spelen hierbij een belangrijke rol. Een juiste inrichting voorkomt fouten in de loonstrook, onjuiste belastingheffing en onnodige belastingdruk voor de werkgever.
Het helpt om met werkgevers vooraf helder te bespreken wat de leasetermijn is, hoe de bijtelling wordt berekend en welke afspraken er met de werknemer worden gemaakt. Ook moet in de salarisadministratie duidelijk worden vastgelegd dat de looninhouding onderdeel is van een cafetariaregeling. Daarmee is de fiscale onderbouwing correct gedocumenteerd, wat belangrijk is bij controle.
Conclusie: met de juiste aanpak blijft de fiets van de zaak overzichtelijk
De fiets van de zaak heeft een vaste bijtelling van 7 procent en kan eenvoudig worden verwerkt in de salarisadministratie, mits duidelijk wordt afgesproken hoe de leasetermijn wordt gefinancierd. Wanneer de werknemer deze via een brutolooninhouding betaalt, ontstaat een fiscaal vriendelijke cafetariaregeling zonder gevolgen voor de vrije ruimte van de WKR.
Voor werkgevers en adviseurs is het vooral belangrijk om te begrijpen dat de bijtelling en de leasetermijn twee verschillende elementen zijn. Door deze correct te verwerken, blijft de regeling overzichtelijk en profiteert de werknemer maximaal van het voordeel.