Digitale bewaarplicht: wat moet je als ondernemer bewaren?
Een bonnetje in een jaszak, een factuur in een mailbox en bankafschriften in een app: zonder vaste werkwijze raakt je administratie snel versnipperd. De fiscale bewaarplicht gaat niet alleen over een map met pdf’s. Je moet je administratie zó bewaren dat je rechten, verplichtingen en belastinggegevens duidelijk blijven. Ook als je alles digitaal doet.
Kort antwoord
In de regel bewaar je je administratie zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt doorgaans tien jaar. De vorm mag digitaal zijn, zolang de gegevens volledig, beschikbaar en controleerbaar blijven.
Wat hoort bij je administratie?
De administratie is breder dan in- en verkoopfacturen. Denk aan het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, bankmutaties, kasadministratie, loonadministratie, voorraadgegevens, contracten die nog relevant zijn en de onderbouwing van belastingaangiften. Werk je met boekhoudsoftware of een externe partij? Dan blijft het jouw verantwoordelijkheid dat je gegevens beschikbaar blijven.
Dat vraagt ook iets van je digitale inrichting. Een losse pdf bewaren is niet altijd genoeg als de samenhang met de boeking of gegevensbron verdwijnt. Zorg voor een systeem waarin documenten vindbaar en logisch gekoppeld zijn.
Zeven of tien jaar?
De basisregel is zeven jaar. Voor onroerende zaken en rechten op onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar. Ook voor specifieke internationale btw-regelingen kunnen bijzondere termijnen gelden. Twijfel je of een dossier onder de langere termijn valt? Bewaar het liever goed en laat het beoordelen voordat je iets verwijdert.
Vier risico’s bij digitaal bewaren
- Je contract met een softwareleverancier stopt en je exporteert de data niet op tijd.
- Je bewaart scans, maar niet de gegevens die nodig zijn om ze te gebruiken.
- Medewerkers bewaren belangrijke documenten alleen in persoonlijke mailboxen.
- Back-ups zijn er wel, maar nooit getest.
Een goede bewaarplicht is dus ook een kwestie van continuïteit en informatiebeveiliging.
Praktische checklist
- Leg vast welk systeem leidend is voor je administratie.
- Maak periodiek een export of back-up in een bruikbaar formaat.
- Zorg dat facturen, bankmutaties en boekingen aan elkaar te koppelen zijn.
- Beperk toegang, maar voorkom dat één persoon de enige sleutel heeft.
- Maak een bewaarkalender en verwijder pas na controle.
Niet alleen voor de Belastingdienst
Een overzichtelijke administratie helpt je ook zelf. Je kunt sneller reageren op vragen, cijfers beter vergelijken en bewijsstukken terugvinden bij een garantie, conflict of financieringsaanvraag. Het is een basis voor grip op je onderneming.
Wil je weten of je digitale administratie goed is ingericht of hoe je veilig overstapt naar een nieuw pakket? Reinink kijkt graag praktisch met je mee.
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren bonnetjes inscannen en weggooien?
Dat kan in veel situaties, mits de digitale versie volledig en betrouwbaar is en je aan de eisen voor je administratie voldoet. Laat bij twijfel vooraf meekijken.
Geldt de bewaarplicht ook na stoppen met ondernemen?
Ja. Stoppen met je onderneming beëindigt de bewaarplicht niet.
Mag mijn accountant mijn administratie bewaren?
Dat kan, maar maak duidelijke afspraken over toegang, bewaartermijn en een eventuele export.
Bronnen
- [Belastingdienst: hoe lang administratie bewaren voor de btw](https://delta.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/)
- [Belastingdienst: houd een goede administratie bij](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/onderneming_starten/houd-een-goede-administratie-bij/)