Werknemers die voor hun werk naar het buitenland reizen, maken onvermijdelijk extra kosten voor verblijf, eten en drinken. Als werkgever mag u deze verblijfskosten onder voorwaarden vergoeden zonder dat daar belasting over betaald hoeft te worden. Hiervoor kunt u, net als bij binnenlandse dienstreizen, gebruikmaken van de verblijfskostenvergoedingen voor ambtenaren uit de cao Rijk. Per 1 juli 2025 zijn deze vergoedingen gewijzigd.
Cao Rijk als leidraad
De cao Rijk biedt een praktische kapstok: de verblijfskostenvergoedingen die voor ambtenaren gelden, mag u ook toepassen voor uw werknemers die voor het werk naar het buitenland reizen. Voorwaarde is wel dat uw werknemers onder vergelijkbare kostencircumstanties verkeren als ambtenaren.
Kiest u voor deze regeling, dan gelden dezelfde regels en fiscale gevolgen als bij ambtenaren. De vergoedingen zijn in beginsel gericht vrijgesteld. Dat betekent dat u deze belastingvrij kunt vergoeden.
Uitzondering: forfaitaire overnachtingsvergoeding
Niet altijd zijn de verblijfskosten makkelijk te onderbouwen. Denk aan situaties waarin geen factuur of bon beschikbaar is van een hotelovernachting. Voor die gevallen geldt een uitzondering:
- U mag een vergoeding geven van € 11,34 per overnachting.
- Deze vergoeding geldt voor maximaal vier overnachtingen per dienstreis.
- Let op: deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld. U mag deze echter wel aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Dit biedt werkgevers flexibiliteit, maar vereist wel dat u goed in de gaten houdt of er voldoende vrije ruimte beschikbaar is.
Wat betekent dit voor werkgevers?
De wijzigingen per 1 juli 2025 betekenen dat u opnieuw moet kijken naar uw beleid rond vergoedingen bij buitenlandse dienstreizen:
- Check de cao Rijk voor de actuele verblijfskostenvergoedingen.
- Leg afspraken vast met werknemers over declaraties en vergoedingen.
- Gebruik de uitzondering zorgvuldig als bewijsstukken ontbreken.
- Monitor de vrije ruimte in de werkkostenregeling om onverwachte belastingheffingen te voorkomen.
Praktische tip
Zorg dat uw HR- en salarisadministratie op de hoogte is van de gewijzigde bedragen per 1 juli 2025. Alleen dan voorkomt u discussie met de Belastingdienst en weet u zeker dat de vergoedingen op de juiste manier worden verwerkt.
Wat u moet onthouden
- Voor buitenlandse dienstreizen mag u de cao Rijk-vergoedingen toepassen.
- Per 1 juli 2025 zijn de bedragen gewijzigd.
- Zonder bewijs van overnachting mag u € 11,34 per nacht vergoeden, tot maximaal vier nachten.
- Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld, maar kan wel worden aangewezen als eindheffingsloon.
Hulp nodig bij de toepassing?
Wilt u weten welke vergoedingen u belastingvrij kunt geven of hoe u slim gebruikmaakt van de werkkostenregeling? Neem contact op met Reinink Accountants & Adviseurs. Wij zorgen dat uw reisvergoedingen fiscaal juist én praktisch uitvoerbaar zijn.