Werknemers die voor hun werk naar het buitenland reizen, maken onvermijdelijk extra kosten voor verblijf, maaltijden en andere voorzieningen. Als werkgever mag u deze verblijfskosten onder bepaalde voorwaarden belastingvrij vergoeden. Net als bij binnenlandse dienstreizen kunt u hiervoor de verblijfskostenvergoedingen voor ambtenaren uit de cao Rijk hanteren. Let op: per 1 juli 2025 zijn deze vergoedingen gewijzigd.
Cao Rijk als leidraad
De cao Rijk biedt een praktische basis: de verblijfskostenvergoedingen die voor ambtenaren gelden, mag u ook toepassen voor werknemers die voor hun werk naar het buitenland reizen. Voorwaarde is dat uw werknemers onder vergelijkbare omstandigheden verblijven als ambtenaren.
Kiest u voor deze regeling, dan gelden dezelfde regels en fiscale gevolgen als bij ambtenaren. De vergoedingen zijn in beginsel gericht vrijgesteld, waardoor u deze belastingvrij kunt uitkeren.
Uitzondering: forfaitaire overnachtingsvergoeding
Het is niet altijd mogelijk om verblijfskosten te onderbouwen met een factuur of bon, bijvoorbeeld bij hotelovernachtingen zonder bewijs. In die gevallen geldt een uitzondering:
- U mag een vergoeding geven van € 11,34 per overnachting.
- Deze vergoeding geldt voor maximaal vier overnachtingen per dienstreis.
- Let op: deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld, maar mag wel worden aangewezen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Deze regeling biedt werkgevers flexibiliteit, maar vereist dat u goed monitort of er voldoende vrije ruimte binnen de werkkostenregeling beschikbaar is.
Wat betekent dit voor werkgevers?
De wijzigingen per 1 juli 2025 vragen om een herziening van uw beleid rond vergoedingen bij buitenlandse dienstreizen:
- Controleer de cao Rijk voor de actuele verblijfskostenvergoedingen.
- Leg duidelijke afspraken vast met werknemers over declaraties en vergoedingen.
- Gebruik de uitzondering alleen als bewijsstukken ontbreken.
- Monitor de vrije ruimte in de werkkostenregeling om onverwachte belastingheffingen te voorkomen.
Praktische tip
Zorg dat uw HR- en salarisadministratie op de hoogte is van de gewijzigde bedragen per 1 juli 2025. Zo voorkomt u discussies met de Belastingdienst en weet u zeker dat de vergoedingen correct worden verwerkt.
Wat u moet onthouden
- Voor buitenlandse dienstreizen mag u de cao Rijk-vergoedingen toepassen.
- Per 1 juli 2025 zijn de bedragen gewijzigd.
- Zonder bewijs van overnachting mag u € 11,34 per nacht vergoeden, tot maximaal vier nachten.
- Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld, maar kan wel worden aangewezen als eindheffingsloon.
Hulp nodig bij de toepassing?
Wilt u weten welke vergoedingen u belastingvrij kunt geven of hoe u optimaal gebruikmaakt van de werkkostenregeling? Neem contact op met Reinink Accountants & Adviseurs. Wij zorgen dat uw reisvergoedingen fiscaal juist en praktisch uitvoerbaar zijn.