Het gebeurt in veel organisaties: een uitzendkracht werkt al maanden mee, past goed in het team en levert uitstekend werk. Dan komt vanzelf het moment waarop u overweegt om de kandidaat zelf in dienst te nemen. Dat lijkt eenvoudig, maar juridisch en financieel zijn er belangrijke valkuilen. Wie zonder voorbereiding een arbeidsovereenkomst opstelt, kan onbedoeld met hogere kosten, een vast contract of een incorrecte proeftijd te maken krijgen. Voor werkgevers én adviseurs is het daarom essentieel om scherp te zijn bij de overgang van uitzendkracht naar eigen personeel.
De ketenregeling: voorkom onbedoeld een vast contract
Het eerste aandachtspunt is de ketenregeling en het zogeheten opvolgend werkgeverschap. In Nederland geldt dat u maximaal drie tijdelijke contracten in een periode van 36 maanden kunt geven. Deze regel geldt ook wanneer iemand eerst via een uitzendbureau werkte en daarna rechtstreeks bij u in dienst komt. In dat geval wordt het uitzendbureau gezien als de ‘voorgaande werkgever’ en neemt u als opvolgend werkgever de keten over.
Veel werkgevers denken dat ziekteperioden automatisch een onderbreking vormen in de keten, maar dat is niet altijd zo. Een periode waarin de uitzendkracht ziek was maar wel formeel verbonden bleef aan het uitzendbureau kan gewoon meetellen als diensttijd. Daarom is het belangrijk dat u precies navraagt hoe het dienstverband via het uitzendbureau verlopen is. Zonder die informatie loopt u het risico dat een ogenschijnlijk tijdelijk contract meteen wordt gezien als een contract voor onbepaalde tijd. Dat kan grote gevolgen hebben voor de loondoorbetalingsplicht, ontslagbescherming en personeelsplanning.
Overnamekosten: voorkom verrassingen
Veel uitzendbureaus hanteren boetebedragen of overnamevergoedingen wanneer u een uitzendkracht eerder dan afgesproken in dienst wilt nemen. Deze voorwaarden zijn doorgaans vastgelegd in de algemene leveringsvoorwaarden van het bureau. Het kan gaan om vaste bedragen of percentages van het uurtarief. Soms geldt er een periode waarin u kosteloos kunt overnemen, maar vaak moet een uitzendperiode volledig worden afgerond.
Voor werkgevers kan het financieel aantrekkelijk zijn om de uitzendconstructie nog enkele weken voort te zetten om zo een overnamevergoeding te vermijden. Het loont daarom om vooraf te controleren welke afspraken er met het uitzendbureau zijn gemaakt. Het voorkomt verrassingen op de eindafrekening en helpt bij het bepalen van het juiste moment waarop de werknemer kan worden overgenomen.
De anciënniteitsdatum: belangrijk voor transitievergoeding én opzegtermijn
Een aandachtspunt dat vaak wordt onderschat, is de anciënniteitsdatum van de uitzendkracht. Deze datum is niet het begin van het dienstverband bij u als werkgever, maar de datum waarop de werknemer via het uitzendbureau voor het eerst bij ú begon te werken. Die datum telt namelijk mee voor de berekening van de wettelijke transitievergoeding wanneer het dienstverband in de toekomst wordt beëindigd.
Daarnaast geldt deze datum ook voor de berekening van de wettelijke opzegtermijn. Wie deze datum niet correct opneemt in de personeelsadministratie, kan later geconfronteerd worden met hogere kosten dan verwacht of een onjuiste beëindigingsdatum. Voor adviseurs is het belangrijk om werkgevers hier tijdig op te wijzen. Een correcte vastlegging voorkomt misverstanden en juridische discussies.
Proeftijd: in veel gevallen niet toegestaan
De proeftijd is een ander punt waar het vaak misgaat. Werkgevers nemen graag een proeftijd op in het nieuwe contract om te bekijken of de samenwerking in de praktijk bevalt. Maar dat mag niet als de werknemer bij u vergelijkbare werkzaamheden gaat uitvoeren als tijdens de uitzendperiode. De wet gaat er dan vanuit dat de werkgever de werknemer al heeft kunnen beoordelen. Een proeftijdbeding in die situatie is ongeldig.
Wanneer een proeftijd onterecht wordt opgenomen, kan dat tot vervelende discussies leiden. De werknemer kan zich er bijvoorbeeld op beroepen dat een ontslag tijdens de proeftijd niet rechtsgeldig was. Het is daarom verstandig om vooraf vast te stellen of de werkzaamheden voldoende afwijken van het eerdere uitzendwerk. In de meeste gevallen zal dit niet zo zijn, waardoor een proeftijd simpelweg niet meer kan worden afgesproken.
De rol van de adviseur: voorkomen is beter dan repareren
Voor accountants en adviseurs ligt hier een duidelijke taak. Werkgevers realiseren zich vaak niet dat de overstap van uitzendkracht naar eigen personeel zoveel juridische details met zich meebrengt. Een korte checklijst voorkomt dat een tijdelijk contract onbedoeld verandert in een vast contract, dat een proeftijd ongeldig is of dat werkgevers onverwachte overnamekosten moeten betalen.
Adviseurs kunnen werkgevers helpen door vooraf de uitzendperiode te analyseren, de ketenregeling correct toe te passen en de administratieve gegevens juist vast te leggen. Ook is het verstandig om samen naar de personeelsplanning te kijken. Wanneer u weet dat medewerkers via een uitzendconstructie langer in beeld blijven, kan het de moeite waard zijn om tijdig afspraken te maken met het uitzendbureau over mogelijke overname.
Conclusie: neem geen uitzendkracht over zonder juridische check
Het overnemen van een uitzendkracht lijkt eenvoudig, maar schijn bedriegt. De ketenregeling, mogelijke overnamekosten, de anciënniteitsdatum en het verbod op een proeftijd maken dit een dossier dat snel mis kan gaan. Met een goede voorbereiding en een helder inzicht in de regels voorkomt u als werkgever juridische valkuilen en onnodige kosten. Voor adviseurs is dit hét moment om werkgevers te ondersteunen bij het zorgvuldig overnemen van talent dat al op de werkvloer is ingewerkt.
