Onbelaste reiskostenvergoeding naar EUR 0,25: wat betekent dit voor uw loonadministratie?

De maximale onbelaste reiskostenvergoeding stijgt in 2026 van EUR 0,23 naar EUR 0,25 per kilometer. Volgens de kwartaalupdate geldt de verhoging met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Voor werkgevers betekent dit extra fiscale ruimte, maar ook een administratieve check.

Reinink schreef eerder al over de algemene regels voor reiskostenvergoeding in 2026. Deze update gaat vooral over de praktische gevolgen van de verhoging en de terugwerkende kracht.

Meer ruimte, niet altijd verplicht

Als werkgever mag u meer onbelast vergoeden. Dat betekent niet automatisch dat u verplicht bent om de vergoeding te verhogen. Die verplichting kan wel volgen uit een arbeidsovereenkomst, personeelshandboek of cao.

Controleer daarom eerst wat u heeft afgesproken. Het verschil tussen fiscaal mogen en arbeidsrechtelijk moeten is belangrijk.

Terugwerkende kracht vraagt om controle

Omdat de verhoging terugwerkt tot 1 januari 2026, kan uw salarisadministratie correcties nodig hebben. Heeft u meer dan EUR 0,23 per kilometer belast vergoed, dan kan volgens de kwartaalupdate een correctiebericht worden ingediend.

Heeft u EUR 0,23 onbelast vergoed en niets extra belast, dan is de vraag of u alsnog wilt of moet nabetalen tot EUR 0,25. Dat hangt af van uw beleid en afspraken.

Cafetariaregeling

De extra fiscale ruimte kan ook interessant zijn binnen een cafetariaregeling. Werknemers kunnen dan onder voorwaarden brutoloon uitruilen voor een hogere onbelaste vergoeding. Dit moet wel zorgvuldig worden vastgelegd en passen binnen de loonadministratie.

Tip van Reinink

Maak een korte beslisnotitie: verhogen we de vergoeding, vanaf welke datum, voor wie en hoe verwerken we dit in de loonadministratie? Leg ook vast of correcties nodig zijn.

Let op

Kijk niet alleen naar het fiscale maximum. Arbeidscontracten, cao-afspraken en bestaande personeelshandboeken kunnen bepalen wat u daadwerkelijk moet doen.

Wilt u zeker weten dat uw reiskostenbeleid en salarisadministratie goed aansluiten? Reinink helpt u graag bij de controle.