Voor veel ondernemers vormt de ondernemersaftrek, zoals de zelfstandigenaftrek, een belangrijk fiscaal voordeel. Om hiervoor in aanmerking te komen, is het essentieel dat u voldoet aan het urencriterium. De Belastingdienst controleert streng en corrigeert de ondernemersaftrek als niet overtuigend kan worden aangetoond dat voldoende uren aan de onderneming zijn besteed.
Het bewijs is eenvoudig: u moet kunnen laten zien welke werkzaamheden u heeft uitgevoerd, wanneer u deze heeft gedaan en hoeveel tijd u eraan heeft besteed. Een achteraf opgestelde urenstaat is vaak te summier. Daarom is het belangrijk uw uren regelmatig en actueel vast te leggen.
Een goede urenspecificatie bevat meer dan alleen het totaal aantal uren. Noteer per dag of per week:
- welke werkzaamheden u heeft uitgevoerd;
- hoeveel tijd u daaraan heeft besteed;
- voor welke klant, opdracht of bedrijfsactiviteit dit was;
- welke onderbouwing erbij hoort.
Onderbouwing kan bestaan uit agenda-afspraken, offertes, facturen, e-mails, opdrachtovereenkomsten, projectnotities of rapportages uit een urenregistratie-app. Hoe beter uw administratie aansluit op de praktijk, hoe sterker u staat bij vragen van de Belastingdienst.
Niet alleen factureerbare uren tellen mee. Ook tijd besteed aan acquisitie, administratie, scholing, websitebeheer, social media, het uitwerken van offertes of het verbeteren van bedrijfsprocessen mag u meetellen. Dit is vooral van belang in jaren met lagere omzet: minder omzet betekent niet automatisch dat u niet aan het urencriterium voldoet, zolang u maar aannemelijk kunt maken dat u voldoende tijd aan uw onderneming heeft besteed.
Tip: Maak urenregistratie onderdeel van uw vaste werkritme. Werk uw specificatie bijvoorbeeld wekelijks bij en bewaar bewijsstukken direct op de juiste plek. Zo voorkomt u dat u achteraf moet reconstrueren wat u maanden geleden heeft gedaan.
Let op: Een globale Excel met alleen weektotalen is vaak niet voldoende. De Belastingdienst beoordeelt de geloofwaardigheid van uw specificatie en de aansluiting met uw agenda, opdrachten en administratie.
Wilt u weten of uw urenregistratie voldoet voor de aangifte inkomstenbelasting? Reinink kijkt graag met u mee, zodat u optimaal profiteert van fiscale voordelen zonder onnodig risico.