Volledig digitaal vergaderen komt eraan: wat moet uw BV regelen?

Algemene vergaderingen moeten onder de huidige regels in beginsel fysiek plaatsvinden. Hybride deelnemen kan al als de statuten dat toestaan, maar volledig digitaal vergaderen is nu nog niet mogelijk. Dat gaat waarschijnlijk veranderen, mogelijk al vanaf 1 juli 2026, als ook de Eerste Kamer instemt.

Voor DGA's en bestuurders is dit een goed moment om de statuten en vergaderpraktijk te controleren.

Wat wordt mogelijk?

Een algemene vergadering kan straks volledig digitaal worden gehouden, mits de statuten daarin voorzien en er draagvlak is bij de meerderheid van de vergadergerechtigden met stemrecht.

Daarnaast moet de digitale vergadering een volwaardig alternatief zijn voor een fysieke vergadering. Deelnemers moeten vragen kunnen stellen, kunnen deelnemen aan de beraadslaging en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

Beeld en geluid worden belangrijk

Een telefoonverbinding of eenvoudige conferencecall is niet voldoende. Deelnemers moeten kunnen deelnemen met beeld en geluid, bijvoorbeeld via videobellen. Alleen meekijken via een livestream voldoet ook niet, omdat vergadergerechtigden actief moeten kunnen meedoen aan de beraadslaging.

Ook identificatie en stemuitoefening via het digitale communicatiemiddel moeten goed zijn geregeld.

Oproeping wordt praktischer

Onder de huidige regels kunnen vergadergerechtigden alleen digitaal worden opgeroepen als zij daarmee hebben ingestemd. Zodra volledig digitaal vergaderen van kracht wordt, kan digitale oproeping in beginsel altijd, tenzij de statuten anders bepalen.

In de oproeping moet wel duidelijk staan hoe digitale deelname werkt en hoe het stemrecht kan worden uitgeoefend.

Tip van Reinink

Laat uw statuten en vergaderprocedure tijdig controleren. Als u digitaal wilt vergaderen, moet de juridische basis kloppen en moet de techniek passen bij de wettelijke eisen.

Let op

Er komt overgangsrecht. Bestaande statutaire bepalingen over digitale deelname kunnen na inwerkingtreding onder voorwaarden worden gelezen als verwijzing naar de nieuwe regels.

Wilt u weten of uw BV klaar is voor digitaal vergaderen? Reinink kijkt graag mee naar de financiele en praktische kant van uw governance.