Werkt u met personeel van buiten de EU, EER of Zwitserland? Dan is waakzaamheid geboden. De boetes bij overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen (WAV) zijn namelijk per 1 februari 2025 fors verhoogd – tot wel € 11.250 per werknemer. In deze blog leest u wat de regels zijn, waar het vaak misgaat en hoe u boetes voorkomt.
Wie mag zonder vergunning werken?
Allereerst: niet iedereen die bij u komt werken, heeft een werkvergunning nodig. Heeft de werknemer de Nederlandse nationaliteit, of komt hij of zij uit een land binnen de Europese Economische Ruimte (EU + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of uit Zwitserland? Dan mag deze persoon vrij werken in Nederland.
Komt de werknemer uit een ander land? Dan spreken we van een ‘derdelander’. Voor deze groep gelden strengere regels.
Derdelanders: wat zijn de verplichtingen?
Derdelanders mogen alleen in Nederland werken als zij een geldige tewerkstellingsvergunning (TWV) of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) hebben. Als werkgever moet u deze vergunningen controleren én ervoor zorgen dat deze tijdens de gehele arbeidsovereenkomst geldig blijven.
Let op: zodra de vergunning verloopt en u laat de werknemer toch doorwerken, bent u in overtreding. En dat kan u duur komen te staan.
Nieuwe boetebedragen: fors omhoog
De boete voor het in dienst hebben van een derdelander zonder geldige werkvergunning is per 1 februari 2025 verhoogd van maximaal € 8.000 naar € 11.250 per werknemer. En deze boete geldt per werknemer, niet per overtreding. Heeft u meerdere derdelanders zonder vergunning aan het werk? Dan loopt het bedrag dus snel op.
Uitzondering voor gedetacheerde derdelanders
Er bestaat een (beperkte) uitzondering voor derdelanders die gedetacheerd zijn vanuit een andere EU-lidstaat. Onder bepaalde voorwaarden hoeft er dan geen Nederlandse vergunning te worden aangevraagd. Let wel: dit is complex juridisch terrein en vereist nauwkeurige documentatie. Laat u hierover goed adviseren.
Belangrijk: correcte identificatie vóór indiensttreding
Voordat een werknemer start met werken, moet u diens identiteit vaststellen. Dat doet u aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs. Alleen een paspoort of identiteitskaart is hiervoor geschikt. Een rijbewijs is onvoldoende, omdat hierop de nationaliteit en verblijfsstatus ontbreken.
Wat moet u vastleggen?
- Maak een kopie van het originele ID-bewijs en bewaar deze in het personeelsdossier.
- Controleer of het document nog geldig is.
- Bewaak de verloopdatum: vervalt het document tijdens het dienstverband? Vraag tijdig om een nieuw exemplaar en bewaar ook daarvan een kopie.
- Voor derdelanders: controleer ook de TWV of GVVA en leg deze vast.
Monitor actief: één keer missen is genoeg
Het loont om de geldigheid van documenten periodiek te controleren. Heeft een derdelander een tijdelijk verblijfsdocument, noteer dan direct in uw HR-systeem wanneer dit verloopt en plan een herinnering in. Zo voorkomt u dat iemand onbedoeld zonder geldige papieren aan het werk blijft.
Praktische tips voor werkgevers
- Gebruik een checklist bij elke nieuwe indiensttreding. Neem hierin op welke documenten u moet ontvangen en controleren.
- Werk met een HR-systeem dat waarschuwt bij verloopdata. Dit helpt u tijdig actie te ondernemen.
- Schakel juridische hulp in bij twijfel. Zeker bij complexe situaties zoals detachering of verblijf op basis van gezinshereniging.
Tot slot: wees scherp, voorkom risico
Het aanstellen van internationaal talent brengt waardevolle versterking, maar ook extra verantwoordelijkheden met zich mee. Door bewust te zijn van de regelgeving rond derdelanders en deze zorgvuldig toe te passen, voorkomt u forse boetes én onaangename verrassingen bij controles.
Heeft u vragen over hoe u voldoet aan de regels voor derdelanders? Of wilt u een HR-procedure laten doorlichten? Neem dan contact met ons op. We helpen u graag