Sturen uw werknemers declaraties in voor verblijfskosten tijdens binnenlandse dienstreizen? Vanaf 1 januari 2026 zijn de vergoedingsbedragen gewijzigd. De nieuwe bedragen zijn vastgelegd in de CAO Rijk, maar ook werkgevers buiten deze cao mogen deze bedragen hanteren, mits de werknemers in vergelijkbare kostensituaties verkeren als rijksambtenaren. In dit artikel vindt u een overzicht van de nieuwe bedragen, de geldende voorwaarden en de fiscale gevolgen.
Wanneer mag u een gericht vrijgestelde vergoeding geven? Naast de gebruikelijke reiskostenvergoeding mag u bij een binnenlandse dienstreis ook een gericht vrijgestelde vergoeding geven voor noodzakelijke verblijfskosten. Deze vergoeding is onbelast, mits de dienstreis minimaal vier uur duurt én de bestemming zich in een andere gemeente of ten minste één kilometer van de eigen werklocatie bevindt. Voldoet u aan beide voorwaarden, dan mag u de gericht vrijgestelde bedragen uit onderstaande tabel toepassen.
Voor de meeste onderdelen geldt aanvullend dat de kosten daadwerkelijk gemaakt moeten zijn in een geschikte gelegenheid, zoals een restaurant of hotel. Voor kleine uitgaven overdag en in de avond is deze voorwaarde niet van toepassing; deze mag u altijd gericht vrijgesteld vergoeden als aan de basisvoorwaarden is voldaan. Vergoedt u meer dan de vrijgestelde bedragen, dan kunt u het meerdere tot het loon rekenen of aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling.
Nieuwe vergoedingsbedragen per 1 januari 2026
Hieronder een overzicht van de verblijfskostenvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen per 1 januari 2026, inclusief het maximaal gericht vrijgestelde bedrag en de aanvullende voorwaarden:
- Kleine uitgaven overdag: bruto € 7,35, gericht vrijgesteld € 6,56, geen aanvullende voorwaarden
- Kleine uitgaven ’s avonds: bruto € 21,92, gericht vrijgesteld € 13,12, aansluitend op overnachting vanwege de dienstreis
- Logies: bruto € 164,52, gericht vrijgesteld € 162,74, per overnachting
- Ontbijt: bruto € 16,07, gericht vrijgesteld € 16,07, na overnachting vanwege dienstreis
- Lunch: bruto € 22,19, gericht vrijgesteld € 12,97, binnen de dienstreis tussen 12.00 en 14.00 uur
- Avondmaaltijd: bruto € 33,57, gericht vrijgesteld € 32,56, binnen de dienstreis tussen 18.00 en 21.00 uur
Niet gebonden aan de CAO Rijk? Ook dan mag u deze bedragen toepassen, zolang uw werknemers voor hun werk naar een andere locatie reizen, verblijfskosten maken en niet thuis kunnen overnachten of eten. Voor de meeste werkgevers met reizende medewerkers is aan deze voorwaarde eenvoudig te voldoen.
Let op: een correcte administratie is vereist. U moet bijhouden welke werknemers wanneer op dienstreis zijn geweest, hoe lang de reis duurde en welke kosten zijn gemaakt. Zonder goede administratie kan de Belastingdienst de vrijgestelde vergoedingen alsnog als loon aanmerken. Wilt u uw regeling toetsen aan de fiscale regels? Lees ook ons artikel over de werkkostenregeling en loonadministratie.
Fiscale verwerking: loon, eindheffing of gericht vrijgesteld
Vergoedt u exact de gericht vrijgestelde bedragen, dan zijn deze volledig belastingvrij. Vergoedt u meer, dan kunt u het meerdere bij het reguliere loon optellen (met normale loonheffing) of aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Werkgevers doen er goed aan de vergoedingsregeling jaarlijks te actualiseren, omdat de bedragen periodiek worden herzien. Een verouderde regeling kan leiden tot bovenmatige vergoedingen en fiscale gevolgen. Bent u DGA en declareert u zelf ook dienstreiskosten? Bekijk dan uw totale kostenvergoedingen in samenhang met uw salaris en dividendstrategie. Zie onze Checklist 2026 voor DGA’s.
Wat nu te doen? Controleer of uw declaratie- of vergoedingsregeling aansluit bij de nieuwe bedragen per 1 januari 2026. Pas de bedragen aan in uw administratie en communiceer de wijziging duidelijk naar uw werknemers. Zorg dat uw administratie op orde is, zodat u bij controle kunt aantonen dat aan de voorwaarden is voldaan.
Heeft u vragen over de verwerking van verblijfskostenvergoedingen of wilt u uw vergoedingsbeleid fiscaal laten toetsen? Neem contact op met Reinink Accountants & Adviseurs. Wij helpen u graag verder.