Als werkgever stelt u werknemers vaak een telefoon, laptop of tablet ter beschikking. Handig voor de bedrijfsvoering, maar wat zijn de fiscale gevolgen als de werknemer deze apparatuur ook thuis en voor privédoeleinden gebruikt? De regels hierover zijn in de loonbelasting nauwkeurig vastgelegd. Wie ze niet kent, loopt het risico op een naheffing bij een controle.
In dit artikel leggen we uit hoe de Belastingdienst omgaat met telefoons, laptops en tablets die u aan werknemers ter beschikking stelt, wanneer er sprake is van belast loon en hoe u gebruik kunt maken van de werkkostenregeling.
Ter beschikking stellen versus vergoeden: een belangrijk verschil
Voordat we ingaan op de fiscale regels, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen twee situaties. U kunt een apparaat aan de werknemer ter beschikking stellen, waarbij het apparaat eigendom blijft van u als werkgever. U kunt ook kiezen voor een vergoeding, waarbij de werknemer het apparaat zelf aanschaft en u de kosten geheel of gedeeltelijk vergoedt.
Dit onderscheid is fiscaal relevant. Bij het ter beschikking stellen gelden in veel gevallen gunstiger regels dan bij een vergoeding. Bij een vergoeding wordt namelijk sneller aangenomen dat er sprake is van loon, terwijl een ter beschikking gesteld apparaat onder bepaalde voorwaarden onbelast kan blijven.
De telefoon van de zaak: wanneer is prive gebruik onbelast?
Voor een zakelijke telefoon die u aan de werknemer ter beschikking stelt, geldt een bijzondere regeling. Als de telefoon ook voor privédoeleinden wordt gebruikt, hoeft u in principe geen loonbelasting in te houden, mits het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig is. De Belastingdienst hanteert daarvoor een richtlijn: als de telefoon voor meer dan 10 procent zakelijk wordt gebruikt, is het privégebruik onbelast.
In de praktijk betekent dit dat bijna elke werktelefoon voldoet aan deze voorwaarde, aangezien werknemers de telefoon doorgaans overwegend zakelijk gebruiken. Een rittenregistratie of gebruiksoverzicht is niet vereist, maar u moet wel aannemelijk kunnen maken dat de zakelijke inzet meer dan bijkomstig is.
Laptop en tablet: dezelfde regels
Voor laptops en tablets gelden vergelijkbare regels als voor telefoons. Stelt u een laptop ter beschikking die de werknemer ook thuis gebruikt, dan is dit in principe onbelast als het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig is. De werknemer hoeft over het privégebruik geen loonbelasting te betalen en u als werkgever hoeft niets in te houden.
Dat is anders als u de werknemer een vergoeding geeft voor de aanschaf van een eigen laptop of tablet. In dat geval wordt de vergoeding in beginsel als loon beschouwd, tenzij u deze aanwijst als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling. Komt het totaal van uw aangewezen vergoedingen boven de vrije ruimte, dan betaalt u 80 procent eindheffing over het meerdere.
Wat valt onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling?
Binnen de werkkostenregeling heeft u als werkgever een vrije ruimte waarbinnen u vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunt aanbieden. In 2026 bedraagt de vrije ruimte 1,92 procent over de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom, en 1,18 procent over het meerdere. Binnen deze ruimte kunt u telefoonvergoedingen, internetvergoedingen thuis en andere zakelijke kosten onderbrengen.
Apparaten die u ter beschikking stelt en die voldoen aan de meer-dan-bijkomstig-norm vallen buiten de vrije ruimte en zijn automatisch onbelast. U hoeft ze dus niet ten laste van uw vrije ruimte te brengen. Dat maakt ter beschikking stellen voor veel werkgevers voordeliger dan een vergoeding uitkeren.
Internetvergoeding thuis: hoe werkt dat?
Werkt uw werknemer thuis en heeft hij of zij een internetabonnement nodig? Dan kunt u een thuiswerkvergoeding verstrekken. Naast de gerichte vrijstelling voor thuiswerk van maximaal 2,40 euro per thuiswerkdag (in 2026) kunt u ook een vergoeding geven voor de internetkosten thuis. Deze valt onder de gerichte vrijstelling voor communicatiemiddelen, mits de werknemer het internet meer dan bijkomstig zakelijk gebruikt.
Wilt u meer weten over wat u werknemers onbelast kunt vergoeden? Bekijk onze artikelen in de categorie Werkgevers en Werknemers voor een volledig overzicht van loon, vergoedingen en de werkkostenregeling.
Wat als een werknemer zijn eigen apparaat gebruikt voor het werk?
Steeds meer werknemers gebruiken hun eigen telefoon of laptop voor werktaken, ook wel BYOD (Bring Your Own Device) genoemd. Als werkgever kunt u de werknemers hiervoor compenseren via een vergoeding. Die vergoeding is alleen onbelast als u hem aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Er geldt geen wettelijke gerichte vrijstelling voor BYOD-vergoedingen, anders dan bij apparatuur die u zelf ter beschikking stelt. Houd daarmee rekening bij het bepalen van uw vergoedingsbeleid. Een goede vastlegging in uw arbeidsovereenkomst of personeelshandboek voorkomt discussies achteraf.
LET OP
Betaalt u een werknemer een vaste maandelijkse telefoon- of internetvergoeding zonder dat u de apparatuur zelf ter beschikking stelt? Controleer dan of deze vergoeding binnen uw vrije ruimte valt. Overschrijding leidt tot 80 procent eindheffing voor u als werkgever.
Conclusie: ter beschikking stellen is fiscaal het voordeligst
De fiscale behandeling van zakelijke apparatuur hangt sterk af van de vraag of u het apparaat ter beschikking stelt of een vergoeding uitkeert. Ter beschikking stellen is in de meeste gevallen fiscaal het voordeligst, omdat het privégebruik dan onbelast is zolang het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig is. Vergoedingen vallen sneller in de vrije ruimte en kunnen bij overschrijding leiden tot extra loonkosten. Bespreek uw vergoedingsbeleid met uw accountant om zeker te zijn dat u geen onnodig loonbelasting betaalt.