Werkt u met personeel van buiten de EU, EER of Zwitserland? Dan is extra alertheid noodzakelijk. De boetes voor overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen (WAV) stijgen per 1 februari 2025 fors, tot wel € 11.250 per werknemer. In deze blogpost leest u welke regels gelden, waar het vaak misgaat en hoe u forse boetes voorkomt.
Wie mag zonder vergunning werken?
Niet iedere werknemer heeft een werkvergunning nodig. Werknemers met de Nederlandse nationaliteit, of afkomstig uit een land binnen de Europese Economische Ruimte (EU, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein) of Zwitserland, mogen vrij werken in Nederland. Komt een werknemer uit een ander land, dan wordt deze aangeduid als ‘derdelander’ en gelden strengere regels.
Derdelanders: verplichtingen voor werkgevers
Derdelanders mogen alleen werken met een geldige tewerkstellingsvergunning (TWV) of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Als werkgever bent u verplicht deze vergunningen te controleren en te zorgen dat ze gedurende het gehele dienstverband geldig blijven. Als de vergunning verloopt en u laat de werknemer toch werken, bent u in overtreding en riskeert u een hoge boete.
Nieuwe boetebedragen per 2025
Vanaf 1 februari 2025 bedraagt de boete voor het in dienst hebben van een derdelander zonder geldige werkvergunning € 11.250 per werknemer (voorheen € 8.000). Deze boete geldt per werknemer. Heeft u meerdere derdelanders zonder vergunning aan het werk, dan kan het bedrag snel oplopen.
Uitzondering voor gedetacheerde derdelanders
Er is een beperkte uitzondering voor derdelanders die vanuit een andere EU-lidstaat zijn gedetacheerd. Onder bepaalde voorwaarden hoeft dan geen Nederlandse vergunning te worden aangevraagd. Dit is juridisch complex en vereist nauwkeurige documentatie. Laat u hierover goed adviseren.
Correcte identificatie vóór indiensttreding
Voor de start van het dienstverband moet u de identiteit van de werknemer vaststellen met een geldig en origineel identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart). Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende, omdat daarop nationaliteit en verblijfsstatus ontbreken.
Wat moet u vastleggen?
- Maak een kopie van het originele identiteitsbewijs en bewaar deze in het personeelsdossier.
- Controleer of het document nog geldig is.
- Bewak de verloopdatum. Vervalt het document tijdens het dienstverband, vraag dan tijdig een nieuw exemplaar en bewaar ook daarvan een kopie.
- Voor derdelanders: controleer ook de TWV of GVVA en leg deze vast.
Monitor actief: één keer missen is genoeg
Controleer de geldigheid van documenten periodiek. Noteer bij tijdelijke verblijfsdocumenten direct de verloopdatum in uw HR-systeem en plan een herinnering in. Zo voorkomt u dat iemand onbedoeld zonder geldige papieren werkt.
Praktische tips voor werkgevers
- Gebruik een checklist bij elke nieuwe indiensttreding voor de benodigde documenten.
- Werk met een HR-systeem dat waarschuwt bij verloopdata.
- Schakel bij twijfel juridische hulp in, zeker bij complexe situaties als detachering of gezinshereniging.
Wees alert, voorkom risico
Internationaal talent biedt kansen, maar brengt ook extra verantwoordelijkheden. Door de regelgeving rond derdelanders goed toe te passen, voorkomt u hoge boetes en onaangename verrassingen bij controles.
Heeft u vragen over de regels voor derdelanders of wilt u uw HR-procedure laten toetsen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
