In veel vennootschappen onder firma ontstaat vroeg of laat discussie over afspraken die wél of juist níét zijn gemaakt tussen de firmanten. Dat begint vaak bij kleine onderwerpen, zoals urenverdeling of kosten die zijn voorgeschoten, maar kan snel uitgroeien tot grotere conflicten zodra een firmant wil uittreden of wanneer de vof moet worden ontbonden. De kern van bijna al deze geschillen is hetzelfde: er is niets of onvoldoende vastgelegd. Een goede vof-overeenkomst had veel ellende kunnen voorkomen.
Bij het stoppen of ontbinden van een vof moet duidelijk zijn hoe activa en passiva worden verdeeld. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar juist de afrekening van gewerkte uren, privé-onttrekkingen en onderlinge vergoedingen leidt in de praktijk vaak tot onenigheid. Wanneer uren niet zijn geregistreerd en er nooit tarieven of rollen zijn afgesproken, ontstaat er al snel discussie over wie waaraan heeft bijgedragen. Een objectieve basis ontbreekt dan volledig.
Het helpt enorm wanneer firmanten vanaf het begin duidelijke afspraken vastleggen in een vof-overeenkomst. Denk aan taken, bevoegdheden, winstverdeling, uittredingsvoorwaarden en een vaste systematiek voor het registreren van gewerkte uren. Ondernemers vinden dat vaak “overbodig gedoe”, maar het is juist de basis die rust en voorspelbaarheid geeft. Bij beëindiging van de samenwerking voorkomt het dat emoties en aannames de overhand krijgen.
In situaties waarin de verhouding al onder spanning staat, kan een externe partij, zoals een boekhouder of mediator, waardevol zijn. Een objectieve vastlegging van cijfers en afspraken versnelt de afwikkeling bij ontbinding en vergroot de kans dat firmanten op een nette manier uit elkaar gaan. Voor accountants en adviseurs ligt hier een belangrijke rol. Door tijdig te signaleren dat afspraken ontbreken of niet meer actueel zijn, kunnen veel conflicten worden voorkomen.
