In veel vennootschappen onder firma ontstaan vroeg of laat discussies over afspraken die wel of niet zijn gemaakt tussen de firmanten. Wat begint bij kleine onderwerpen, zoals de verdeling van uren of voorgeschoten kosten, kan snel uitgroeien tot grotere conflicten wanneer een firmant wil uittreden of als de vof moet worden ontbonden. De oorzaak van deze geschillen is vaak dat er niets of onvoldoende is vastgelegd. Een goede vof-overeenkomst had veel problemen kunnen voorkomen.
Bij het beëindigen of ontbinden van een vof is het essentieel om duidelijkheid te hebben over de verdeling van activa en passiva. Hoewel dit logisch lijkt, levert juist de afrekening van gewerkte uren, privé-onttrekkingen en onderlinge vergoedingen in de praktijk vaak onenigheid op. Zonder registratie van uren en afspraken over tarieven of rollen, ontstaat snel discussie over de bijdragen van iedere firmant. Een objectieve basis ontbreekt dan volledig.
Het is daarom verstandig om vanaf het begin heldere afspraken vast te leggen in een vof-overeenkomst. Denk aan afspraken over taken, bevoegdheden, winstverdeling, uittredingsvoorwaarden en een vaste methode voor het registreren van gewerkte uren. Hoewel ondernemers dit soms als overbodig ervaren, vormt het juist de basis voor rust en voorspelbaarheid. Bij het beëindigen van de samenwerking voorkomt dit dat emoties en aannames de boventoon voeren.
Wanneer de onderlinge verhoudingen al onder druk staan, kan een externe partij zoals een boekhouder of mediator uitkomst bieden. Een objectieve vastlegging van cijfers en afspraken versnelt de afwikkeling bij ontbinding en vergroot de kans op een nette afronding. Voor accountants en adviseurs ligt hier een belangrijke taak: door tijdig te signaleren dat afspraken ontbreken of verouderd zijn, kunnen veel conflicten worden voorkomen.
