Innovatieve ondernemers die gebruikmaken van de WBSO-regeling profiteren van een aantrekkelijk fiscaal voordeel. Daar staat wel een administratieve verplichting tegenover: de gerealiseerde S&O-uren moeten na afloop van het jaar worden doorgegeven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Wie dat vergeet of te laat doet, kan het fiscale voordeel alsnog verliezen.
Vooral zelfstandige ondernemers zonder personeel die een S&O-verklaring hebben ontvangen, moeten hier alert op zijn. Zij kunnen onder voorwaarden gebruikmaken van de zogenoemde S&O-aftrek in hun aangifte inkomstenbelasting. Een belangrijke voorwaarde is dat zij het aantal daadwerkelijk gerealiseerde uren speur- en ontwikkelingswerk correct en tijdig melden bij de RVO.
Deadline voor het doorgeven van de uren
Na afloop van het kalenderjaar moet worden doorgegeven hoeveel uren daadwerkelijk aan speur- en ontwikkelingswerk zijn besteed. Voor het jaar 2025 betekent dit dat de gerealiseerde uren in beginsel uiterlijk 31 maart 2026 moeten worden gemeld via het eLoket van de RVO.
Dit is vooral van belang wanneer het werkelijke aantal S&O-uren afwijkt van het aantal uren waarvoor de S&O-verklaring is afgegeven. De melding zorgt ervoor dat de RVO kan beoordelen of het fiscale voordeel terecht is toegepast.
Voorwaarden voor de S&O-aftrek
De S&O-aftrek is bedoeld voor ondernemers voor de inkomstenbelasting die zelf actief betrokken zijn bij innovatieve projecten. Naast een geldige S&O-verklaring moet de ondernemer in het betreffende jaar ook voldoen aan het reguliere urencriterium voor ondernemers. Dat betekent dat er in totaal ten minste 1.225 uur aan de onderneming moet zijn besteed. Daarnaast moet minimaal 500 uur zijn gewerkt aan speur- en ontwikkelingswerk waarvoor de verklaring is afgegeven.
Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan de aftrek oplopen tot een aanzienlijk bedrag. Voor recente jaren bedroeg de maximale S&O-aftrek ruim vijftienduizend euro, met een extra verhoging voor starters.
Wat als u de uren niet doorgeeft?
Het niet tijdig doorgeven van de gerealiseerde uren kan vervelende gevolgen hebben. Wanneer een ondernemer de S&O-uren niet meldt, stuurt de RVO eerst een herinnering. Blijft een reactie daarna alsnog uit, dan gaat de RVO ervan uit dat er geen S&O-uren zijn gerealiseerd. In dat geval moet het fiscale voordeel worden terugbetaald en kan bovendien een boete worden opgelegd.
Het tijdig doorgeven van de uren is dus essentieel om het belastingvoordeel te behouden.
Zorg voor een goede administratie
Om problemen te voorkomen is het verstandig om gedurende het jaar een duidelijke S&O-administratie bij te houden. Daarbij hoort onder meer een overzicht van de bestede uren per project en een beschrijving van de werkzaamheden die onder het speur- en ontwikkelingswerk vallen. Wanneer de RVO of de Belastingdienst een controle uitvoert, moet uit deze administratie kunnen blijken dat daadwerkelijk aan innovatieve ontwikkeling is gewerkt.
Het achteraf reconstrueren van urenoverzichten blijkt in de praktijk vaak lastig en wordt bij controles regelmatig afgewezen.
Tip
Heeft u in 2025 gebruikgemaakt van de WBSO-regeling? Controleer dan tijdig hoeveel S&O-uren daadwerkelijk zijn gerealiseerd en geef deze uiterlijk 31 maart 2026 door via het eLoket van de RVO. Zo voorkomt u dat u de S&O-aftrek moet terugbetalen en blijft het fiscale voordeel voor innovatie behouden.
