Als werkgever stelt u vaak een telefoon, laptop of tablet ter beschikking aan uw werknemers. Dit is praktisch voor de bedrijfsvoering, maar roept fiscale vragen op wanneer deze apparatuur ook privé wordt gebruikt. De regels hierover zijn duidelijk vastgelegd in de loonbelasting. Onbekendheid met deze regels kan leiden tot een naheffing bij een controle.
In dit artikel leest u hoe de Belastingdienst omgaat met telefoons, laptops en tablets die u aan werknemers verstrekt, wanneer sprake is van belast loon en hoe u optimaal gebruikmaakt van de werkkostenregeling.
Ter beschikking stellen of vergoeden: het fiscale verschil
Er is een belangrijk onderscheid tussen een apparaat ter beschikking stellen of een vergoeding geven. Bij ter beschikking stellen blijft het apparaat eigendom van de werkgever. Bij een vergoeding koopt de werknemer het apparaat zelf en krijgt (een deel van) de kosten vergoed. Dit verschil is fiscaal relevant: ter beschikking stellen is vaak gunstiger, omdat het apparaat onder bepaalde voorwaarden onbelast kan blijven. Een vergoeding wordt sneller als loon gezien.
Zakelijke telefoon: wanneer is privégebruik onbelast?
Voor een zakelijke telefoon die u ter beschikking stelt, geldt dat privégebruik onbelast is als het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig is. De Belastingdienst hanteert hierbij als richtlijn dat als het apparaat voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, het privégebruik onbelast blijft. In de praktijk voldoet bijna elke werktelefoon aan deze norm. U hoeft geen rittenregistratie of gebruiksoverzicht bij te houden, maar moet wel aannemelijk kunnen maken dat het zakelijke gebruik meer dan bijkomstig is.
Laptop en tablet: vergelijkbare regels
Voor laptops en tablets gelden dezelfde regels als voor telefoons. Stelt u een laptop of tablet ter beschikking die ook thuis wordt gebruikt, dan is dit onbelast zolang het zakelijke gebruik meer dan bijkomstig is. Geeft u een vergoeding voor een door de werknemer zelf aangeschafte laptop of tablet, dan is deze vergoeding in beginsel loon, tenzij u deze aanwijst als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.
Werkkostenregeling en vrije ruimte
De werkkostenregeling biedt als werkgever een vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. In 2026 is dit 1,92% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Apparaten die u ter beschikking stelt én voldoen aan de meer-dan-bijkomstig-norm vallen buiten deze vrije ruimte en zijn automatisch onbelast. Dit maakt ter beschikking stellen vaak voordeliger dan vergoeden.
Internetvergoeding thuis
Werkt een werknemer thuis en is een internetabonnement nodig? Dan kunt u een thuiswerkvergoeding geven, met een gerichte vrijstelling van maximaal €2,40 per thuiswerkdag (2026). Ook een vergoeding voor internetkosten thuis valt onder de gerichte vrijstelling voor communicatiemiddelen, mits het zakelijke gebruik meer dan bijkomstig is.
BYOD: eigen apparatuur van de werknemer
Steeds meer werknemers gebruiken hun eigen telefoon of laptop voor het werk (BYOD). Als u hiervoor een vergoeding geeft, is deze alleen onbelast als deze binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling als eindheffingsloon wordt aangewezen. Voor BYOD-vergoedingen bestaat geen gerichte vrijstelling, anders dan bij ter beschikking gestelde apparatuur. Leg afspraken hierover goed vast in het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst.
Let op
Betaalt u een vaste maandelijkse telefoon- of internetvergoeding zonder dat u de apparatuur ter beschikking stelt? Controleer of deze vergoeding binnen uw vrije ruimte valt. Overschrijding leidt tot 80% eindheffing.
Conclusie
De fiscale behandeling van zakelijke apparatuur hangt af van de vraag of u het apparaat ter beschikking stelt of een vergoeding uitkeert. Ter beschikking stellen is meestal fiscaal het voordeligst, omdat privégebruik dan onbelast is bij meer dan bijkomstig zakelijk gebruik. Overleg met uw accountant om onnodige loonbelasting te voorkomen.
