Of u nu werkgever bent die werknemers een reiskostenvergoeding wil betalen, of ondernemer die zakelijke kilometers wil aftrekken: de regels rondom reiskosten verdienen aandacht. Het maximale onbelaste bedrag per kilometer, de behandeling van woon-werkverkeer en de mogelijkheden binnen de werkkostenregeling zijn punten waar in de praktijk veel vragen over bestaan en waar fouten snel worden gemaakt.
In dit artikel leggen we uit hoeveel u in 2026 onbelast kunt vergoeden per kilometer, welk onderscheid geldt tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer, hoe u als ondernemer reiskosten verwerkt in uw aangifte en wat de regels zijn voor openbaar vervoer.
De maximale onbelaste kilometervergoeding in 2026
De maximale onbelaste kilometervergoeding bedraagt in 2026 0,23 euro per kilometer. Dit geldt voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer, ongeacht het type vervoermiddel: auto, motor, fiets of ander eigen vervoer. Betaalt u meer dan 0,23 euro per kilometer, dan is het meerdere belast loon voor de werknemer, tenzij u het bovenwettelijke deel aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Het bedrag van 0,23 euro per kilometer is al enige jaren stabiel. Of dit in de loop van 2026 wordt aangepast, hangt af van politieke besluitvorming. Houd de berichtgeving van de Belastingdienst in de gaten of vraag uw accountant om u op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen.
Woon-werkverkeer versus zakelijk verkeer: wat is het verschil?
Voor de reiskostenvergoeding maakt de Belastingdienst onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Dit onderscheid is bepalend voor de fiscale behandeling, zowel voor werkgevers die een vergoeding betalen als voor ondernemers die kosten aftrekken.
Woon-werkverkeer
Ritten van huis naar een vaste werkplek en terug worden beschouwd als woon-werkverkeer. Deze ritten zijn voor werknemers in de inkomstenbelasting niet aftrekbaar als beroepskosten, maar een werkgever mag er wel een onbelaste vergoeding van maximaal 0,23 euro per kilometer voor betalen. Voor de DGA in zijn eigen B.V. geldt hetzelfde: de B.V. kan een onbelaste vergoeding betalen voor de ritten van woning naar de gebruikelijke werkplek.
Zakelijk verkeer
Ritten die worden gemaakt voor zakelijke doeleinden, zoals bezoeken aan klanten, leveranciers, beurzen of andere zakelijke locaties, vallen onder zakelijk verkeer. Voor werknemers mogen deze ritten worden vergoed tegen maximaal 0,23 euro per kilometer, onbelast. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting (eenmanszaak, VOF) zijn de werkelijke kosten van zakelijke ritten met de privéauto aftrekbaar via de forfaitaire vergoeding van 0,23 euro per zakelijke kilometer.
Ritten naar wisselende werkplekken
Rijdt een werknemer niet naar een vaste werkplek maar naar wisselende locaties, zoals bij bouw, zorg of transport? Dan worden die ritten in veel gevallen als zakelijk verkeer beschouwd, ook als ze vanuit de woning beginnen. Dit geeft meer ruimte voor een onbelaste vergoeding. Leg de reispatronen goed vast in de loonadministratie om dit bij een controle te kunnen onderbouwen.
Reiskosten voor ondernemers: zo verwerkt u ze
Als ondernemer in de inkomstenbelasting, denk aan een eenmanszaak of VOF, kunt u de kosten van zakelijke ritten met uw privéauto aftrekken van uw winst. U mag daarvoor 0,23 euro per zakelijke kilometer in aftrek brengen, ongeacht de werkelijke autokosten. Woon-werkverkeer is voor de ondernemer niet aftrekbaar als zakelijke kostenpost.
Rijdt u in een auto die tot het ondernemingsvermogen behoort, dan zijn alle autokosten aftrekbaar als zakelijke kosten. Maar dan moet u voor privégebruik een bijtelling toepassen. Dat werkt hetzelfde als bij een auto van de zaak bij een werknemer: de bijtelling bedraagt een percentage van de cataloguswaarde, afhankelijk van het type auto en de CO2-uitstoot.
Wilt u meer weten over de behandeling van de auto binnen uw onderneming? Lees onze artikelen in de categorie Ondernemer voor meer informatie over zakelijke kosten en fiscale aftrekmogelijkheden.
Reiskosten met openbaar vervoer
Maakt een werknemer gebruik van het openbaar vervoer voor zakelijke ritten of woon-werkverkeer? Dan kunt u als werkgever de werkelijke kosten van het ov-gebruik onbelast vergoeden, mits u beschikt over de vervoersbewijzen of een abonnementsoverzicht. U kunt ook kiezen voor een vaste kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer, ook al reist de werknemer per trein of bus. Beide methoden zijn toegestaan, maar u kunt ze niet combineren voor dezelfde rit.
Veel werkgevers kiezen voor een ov-abonnement op naam van de werknemer. Dat is volledig onbelast als het abonnement ook zakelijk wordt gebruikt. Heeft het abonnement ook een privécomponent, dan is het nog steeds volledig onbelast als u het abonnement aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
LET OP
Vergoedt u zowel een ov-abonnement als een kilometervergoeding voor dezelfde reizen? Dan is de kilometervergoeding voor die reizen belast, omdat u de kosten al dekt via het ov-abonnement. Zorg voor een heldere administratie om dubbele vergoedingen te voorkomen.
Reiskostenvergoeding en de werkkostenregeling
De onbelaste kilometervergoeding van maximaal 0,23 euro per kilometer valt onder een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dat betekent dat u deze vergoeding onbelast kunt betalen zonder dat dit ten laste van uw vrije ruimte komt. Betaalt u meer dan 0,23 euro per kilometer, dan moet het meerdere worden aangewezen als eindheffingsloon en komt het ten laste van uw vrije ruimte. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u 80 procent eindheffing over het meerdere.
Voor vergoedingen aan werknemers die met een auto van de zaak rijden, geldt de kilometervergoeding niet: de autokosten worden al gedekt door het ter beschikking stellen van de auto. Een extra kilometervergoeding bovenop een auto van de zaak is in dat geval volledig belast loon. Lees ook onze artikelen in de categorie Werkgevers en Werknemers voor meer informatie over vergoedingen en de werkkostenregeling.
Kilometerregistratie: hoe houdt u het bij?
Voor de aftrek van zakelijke kilometers als ondernemer, of ter onderbouwing van een onbelaste vergoeding als werkgever, is een deugdelijke kilometerregistratie essentieel. Leg per rit vast: de datum, het vertrekpunt, de bestemming, het zakelijke doel en het aantal gereden kilometers. Een sluitende administratie is niet alleen handig bij een belastingcontrole, maar ook voor uzelf om inzicht te houden in de verdeling tussen zakelijk en privégebruik.
Er zijn diverse apps en softwarepakketten beschikbaar die de kilometerregistratie automatiseren via GPS. Sommige boekhoudprogramma’s koppelen de registratie direct aan uw administratie. Investeer in een goed systeem als u regelmatig zakelijke ritten maakt: het bespaart tijd en voorkomt discussies achteraf.
Conclusie: benut de ruimte maar houd uw administratie op orde
De onbelaste kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer biedt zowel werkgevers als ondernemers een fiscaal aantrekkelijke manier om reiskosten te verwerken. Het onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer, de regels voor openbaar vervoer en de werking van de werkkostenregeling verdienen daarbij aandacht. Zorg voor een sluitende kilometerregistratie en bespreek uw reiskostenbeleid met uw accountant om optimaal gebruik te maken van de beschikbare ruimte.
