Of u nu werkgever bent die medewerkers een reiskostenvergoeding wil geven, of ondernemer die zakelijke kilometers wil aftrekken: de regels rondom reiskosten zijn belangrijk om goed te kennen. Het maximale onbelaste bedrag per kilometer, het onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer en de mogelijkheden binnen de werkkostenregeling zorgen in de praktijk vaak voor vragen en fouten.
In dit artikel leest u precies hoeveel u in 2026 onbelast per kilometer mag vergoeden, wat het verschil is tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer, hoe u als ondernemer reiskosten verwerkt in uw aangifte en welke regels gelden voor het openbaar vervoer.
Maximale onbelaste kilometervergoeding in 2026
In 2026 bedraagt de maximale onbelaste kilometervergoeding 0,23 euro per kilometer. Dit tarief geldt voor zowel zakelijke ritten als woon-werkverkeer, ongeacht het vervoermiddel: auto, motor, fiets of ander eigen vervoer. Vergoedt u meer dan 0,23 euro per kilometer, dan is het meerdere belast loon voor de werknemer, tenzij u het bovenwettelijke deel aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Het bedrag van 0,23 euro per kilometer is de laatste jaren stabiel. Of dit in 2026 verandert, hangt af van politieke besluiten. Houd de communicatie van de Belastingdienst in de gaten of vraag uw accountant naar eventuele wijzigingen.
Woon-werkverkeer versus zakelijk verkeer
De Belastingdienst maakt onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Dit is van belang voor de fiscale behandeling, zowel voor werkgevers die een vergoeding geven als voor ondernemers die kosten willen aftrekken.
Woon-werkverkeer
Ritten van huis naar een vaste werkplek en terug zijn woon-werkverkeer. Voor werknemers zijn deze ritten niet aftrekbaar als beroepskosten, maar een werkgever mag hiervoor wel een onbelaste vergoeding van maximaal 0,23 euro per kilometer geven. Voor de DGA in zijn eigen B.V. geldt hetzelfde: de B.V. mag een onbelaste vergoeding geven voor ritten van woning naar de vaste werkplek.
Zakelijk verkeer
Ritten voor zakelijke doeleinden, zoals klantbezoeken, leveranciers, beurzen of andere zakelijke locaties, vallen onder zakelijk verkeer. Werknemers mogen hiervoor een onbelaste vergoeding tot 0,23 euro per kilometer ontvangen. Ondernemers in de inkomstenbelasting (zoals eenmanszaak of VOF) mogen de werkelijke kosten van zakelijke ritten met de privéauto aftrekken via de forfaitaire vergoeding van 0,23 euro per zakelijke kilometer.
Ritten naar wisselende werkplekken
Werkt een werknemer op wisselende locaties, bijvoorbeeld in de bouw, zorg of transport? Dan worden deze ritten vaak als zakelijk verkeer gezien, ook als ze vanuit huis starten. Dit biedt meer ruimte voor een onbelaste vergoeding. Leg de reispatronen goed vast in de loonadministratie om dit te kunnen onderbouwen bij een controle.
Reiskosten voor ondernemers: zo verwerkt u ze
Als ondernemer in de inkomstenbelasting (eenmanszaak of VOF) mag u de kosten van zakelijke ritten met uw privéauto aftrekken van uw winst. U mag hiervoor 0,23 euro per zakelijke kilometer in aftrek brengen, ongeacht de werkelijke autokosten. Woon-werkverkeer is voor de ondernemer niet aftrekbaar als zakelijke kostenpost.
Rijdt u in een auto die tot het ondernemingsvermogen behoort, dan zijn alle autokosten aftrekbaar als zakelijke kosten. Voor privégebruik moet u een bijtelling toepassen. Dit werkt hetzelfde als bij een auto van de zaak voor werknemers: de bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde, afhankelijk van het type auto en de CO2-uitstoot.
Meer weten over de fiscale behandeling van de auto binnen uw onderneming? Bekijk onze artikelen in de categorie Ondernemer voor meer informatie over zakelijke kosten en aftrekmogelijkheden.
Reiskosten met openbaar vervoer
Gebruikt een werknemer het openbaar vervoer voor zakelijke ritten of woon-werkverkeer? Als werkgever kunt u de werkelijke OV-kosten onbelast vergoeden, mits u de vervoersbewijzen of een abonnementsoverzicht heeft. U kunt ook kiezen voor een vaste kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer, ook als de werknemer reist met trein of bus. Beide methoden zijn toegestaan, maar niet te combineren voor dezelfde rit.
Veel werkgevers kiezen voor een OV-abonnement op naam van de werknemer. Dit is volledig onbelast als het abonnement (ook) zakelijk wordt gebruikt. Heeft het abonnement een privécomponent, dan blijft het onbelast als u het aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Let op
Vergoedt u zowel een OV-abonnement als een kilometervergoeding voor dezelfde reizen? Dan is de kilometervergoeding voor die reizen belast, omdat de kosten al via het OV-abonnement worden gedekt. Zorg voor een duidelijke administratie om dubbele vergoedingen te voorkomen.
Reiskostenvergoeding en de werkkostenregeling
De onbelaste kilometervergoeding van maximaal 0,23 euro per kilometer valt onder een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. U kunt deze vergoeding dus onbelast betalen zonder dat het ten laste van de vrije ruimte komt. Betaalt u meer dan 0,23 euro per kilometer, dan moet het meerdere als eindheffingsloon worden aangewezen en komt het ten laste van de vrije ruimte. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.
Voor werknemers met een auto van de zaak geldt de kilometervergoeding niet: de autokosten worden al gedekt door het ter beschikking stellen van de auto. Een extra kilometervergoeding is dan volledig belast loon. Lees ook onze artikelen in de categorie Werkgevers en Werknemers voor meer informatie over vergoedingen en de werkkostenregeling.
Kilometerregistratie: hoe houdt u het bij?
Voor de aftrek van zakelijke kilometers als ondernemer, of als onderbouwing van een onbelaste vergoeding als werkgever, is een sluitende kilometerregistratie essentieel. Leg per rit vast: datum, vertrekpunt, bestemming, zakelijk doel en het aantal kilometers. Een goede administratie is belangrijk bij een belastingcontrole en geeft inzicht in de verdeling zakelijk/privégebruik.
Er zijn diverse apps en softwarepakketten waarmee u de kilometerregistratie automatisch via GPS kunt bijhouden. Sommige boekhoudprogramma’s koppelen de registratie direct aan uw administratie. Investeer in een goed systeem als u vaak zakelijke ritten maakt: het bespaart tijd en voorkomt discussies achteraf.
Conclusie: benut de mogelijkheden, houd uw administratie op orde
De onbelaste kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer biedt werkgevers en ondernemers een fiscaal aantrekkelijke manier om reiskosten te verwerken. Let goed op het onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer, de regels voor openbaar vervoer en de werking van de werkkostenregeling. Zorg voor een sluitende kilometerregistratie en bespreek uw reiskostenbeleid met uw accountant om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden.
