WKR-check in Q4: zo voorkom je verrassingen in je loonadministratie

Een kerstpakket, personeelsfeest, cadeaubon of sportabonnement: het zijn fijne arbeidsvoorwaarden, maar fiscaal moet je ze goed verwerken. De werkkostenregeling (WKR) bepaalt welk deel van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen je onbelast kunt aanwijzen. Een check in het vierde kwartaal voorkomt dat je in januari pas ontdekt dat je vrije ruimte al op is.

Kort antwoord

In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% over de fiscale loonsom tot en met €400.000 en 1,18% over het meerdere. Kom je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je 80% eindheffing over het overschot. Met een tussentijdse WKR-check kun je tijdig bijsturen.

Begin met een volledig overzicht

Vraag niet alleen de salarisadministratie uit. Ook declaraties, inkoopfacturen en creditcarduitgaven kunnen posten bevatten die binnen de WKR vallen. Verzamel bijvoorbeeld uitgaven voor cadeaus, personeelsactiviteiten, maaltijden buiten de werkplek, welzijnsbudgetten en bepaalde vergoedingen.

Zet per post erbij: wat is verstrekt, aan wie, waarom en hoe is het nu verwerkt? Dat maakt de beoordeling een stuk makkelijker.

Niet alles gaat van de vrije ruimte af

Sommige vergoedingen vallen onder een gerichte vrijstelling. Ze kunnen dan onbelast blijven zonder de vrije ruimte te gebruiken, mits je aan de voorwaarden voldoet. Denk aan zakelijke reiskosten, bepaalde opleidingskosten en thuiswerkkosten. Voor andere voorzieningen geldt een nihilwaardering, bijvoorbeeld bepaalde zaken op de werkplek.

Het onderscheid is belangrijk. Een onjuiste boeking kan je vrije ruimte onnodig verkleinen of juist een risico bij een looncontrole veroorzaken.

Vier vragen voor elke uitgave

• Is dit loon, een gerichte vrijstelling, een nihilwaardering of een post in de vrije ruimte?
• Hebben we de vergoeding of verstrekking juist aangewezen als eindheffingsloon?
• Hebben we de voorwaarden en onderbouwing vastgelegd?
• Welke uitgaven verwachten we nog vóór het einde van het jaar?

Vergeet ook de plannen voor december niet. Een personeelsfeest, eindejaarsgeschenk of extra vergoeding kan de uitkomst flink beïnvloeden.

Boven de vrije ruimte? Eerst rekenen, dan kiezen

Een overschrijding is niet altijd te vermijden en ook niet altijd verkeerd. Maar je wilt hem wel bewust maken. Soms kun je een uitgave anders vormgeven, uitstellen of onder een gerichte vrijstelling laten vallen. Soms is betalen van eindheffing logisch. De kern is dat je vooraf weet wat de keuze kost.

Maak WKR onderdeel van je ritme

Een jaarlijkse controle is goed; een korte check per kwartaal is vaak nog beter. Dan blijven posten niet liggen en kun je medewerkers tijdig duidelijkheid geven. Reinink helpt werkgevers graag met een praktische WKR-analyse die aansluit op de salarisadministratie.

Veelgestelde vragen

Mag ik ongebruikte vrije ruimte meenemen naar volgend jaar?

Nee. De vrije ruimte geldt per kalenderjaar.

Is elke reiskostenvergoeding WKR?

Nee. Een vergoeding die voldoet aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte.

Wat gebeurt er bij overschrijding?

Over het deel boven de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.

Bron

• [Belastingdienst: wat is de werkkostenregeling?](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/content/werkkostenregeling)