Veel ondernemers krijgen vroeg of laat te maken met klanten die te laat of niet betalen. Dit kan vervelende gevolgen hebben voor uw cashflow en klantrelatie. Gelukkig is er een oplossing die zowel efficiënt als vriendelijk is: de vaststellingsovereenkomst. Hiermee legt u samen met uw klant duidelijke afspraken vast over het oplossen van betalingsproblemen, zonder direct juridische stappen te hoeven zetten.
Een vaststellingsovereenkomst is een juridisch bindende afspraak tussen u en uw klant. Hierin worden de gemaakte afspraken over het afhandelen van een bestaand geschil of het voorkomen van onzekerheden schriftelijk vastgelegd. Dit biedt beide partijen zekerheid en voorkomt onduidelijkheid over de betalingsregeling.
Het inzetten van een vaststellingsovereenkomst is vooral verstandig als uw klant betalingsproblemen heeft, maar u nog vertrouwen heeft in de relatie en de kredietwaardigheid van de klant. U kunt bijvoorbeeld afspraken maken over een gespreide betaling, gedeeltelijke kwijtschelding of andere voorwaarden die voor beide partijen acceptabel zijn.
De voordelen zijn duidelijk: u voorkomt escalatie en behoudt een goede relatie met uw klant, u bespaart kosten en tijd omdat er geen incassobureau of lange procedure nodig is, de afspraken zijn flexibel en op maat te maken, en de overeenkomst is juridisch afdwingbaar.
Let er bij het opstellen van de vaststellingsovereenkomst op dat u alle afspraken concreet vastlegt, inclusief bedragen, termijnen en de gevolgen bij niet-nakoming. Zorg dat beide partijen ondertekenen en overweeg juridische toetsing bij complexe situaties.
Een voorbeeld: uw klant heeft tijdelijk liquiditeitsproblemen maar wil wel betalen, u twijfelt over het innen van het volledige bedrag en overweegt een gedeeltelijke kwijtschelding, of u wilt een langdurig geschil zonder rechtszaak oplossen. In al deze gevallen biedt een vaststellingsovereenkomst uitkomst.
Kies dus voor maatwerk en zekerheid met een vaststellingsovereenkomst. Zo voorkomt u onnodige kosten en behoudt u de relatie met uw klant. Raadpleeg bij twijfel altijd een adviseur en leg alle afspraken goed vast. Meer informatie vindt u op de website van de Belastingdienst.
Fisckwartaaltje Tip: Loopt een betaling spaak? Overweeg eerst een vaststellingsovereenkomst voordat u naar een incassobureau stapt. Dat bespaart tijd, kosten en behoudt uw klantrelatie.
Wilt u hulp bij het opstellen van een vaststellingsovereenkomst? Neem gerust contact op met uw adviseur bij Reinink.