Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) staat u waarschijnlijk ingeschreven in het UBO-register. Dit register geeft inzicht in wie binnen een onderneming uiteindelijk aan de touwtjes trekt. Maar die openbaarheid ligt onder vuur. Door een uitspraak van het Europese Hof van Justitie in november 2022 moet de toegang tot het UBO-register namelijk flink op de schop. Hoe zit dat precies? En wat betekent dit voor u als DGA? We zetten het voor u op een rij.
Wat is het UBO-register ook alweer?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel de uiteindelijk belanghebbende. Dit zijn de mensen die bijvoorbeeld meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het economisch belang in een bedrijf bezitten. Het UBO-register is een Europese verplichting, bedoeld om financieel-economische criminaliteit tegen te gaan, zoals witwassen en terrorismefinanciering.
In Nederland is de Kamer van Koophandel (KvK) verantwoordelijk voor het beheer van dit register. Notarissen, accountants, banken en andere dienstverleners zijn verplicht dit register te raadplegen bij nieuwe zakelijke relaties om hun cliëntenonderzoek goed uit te voeren.
Europese rechter fluit openbare toegang terug
Op 22 november 2022 bepaalde het Europese Hof van Justitie dat de publieke toegankelijkheid van UBO-gegevens een te grote inbreuk maakt op de privacy. Het Hof vond dat het niet noodzakelijk is dat álle burgers zonder legitiem belang toegang hebben tot de persoonlijke gegevens van UBO’s.
Daarmee is de basis onder de vrije toegankelijkheid van het UBO-register komen te vervallen. Nederland moet de regels aanpassen om in lijn te blijven met deze uitspraak.
Wet aangenomen: toegang wordt beperkt
Intussen heeft de Tweede Kamer ingestemd met een wetsvoorstel dat de toegang tot het UBO-register fors inperkt. De Eerste Kamer moet er nog mee instemmen, maar het is duidelijk welke richting het opgaat.
Toegang tot UBO-gegevens blijft straks uitsluitend mogelijk voor:
- Bevoegde autoriteiten en FIU’s (Financial Intelligence Units)
Bijvoorbeeld politie, justitie, belastingdienst of toezichthouders. Ook bestuursorganen met een overheidstaak kunnen toegang houden, voor zover dit nodig is op grond van Europese of nationale wetgeving. - Meldingsplichtige instellingen
Denk aan notarissen, advocaten, accountants, belastingadviseurs, banken en andere financiële instellingen. Zij moeten cliëntenonderzoek doen in het kader van de anti-witwasregelgeving (Wwft). - UBO’s zelf
U krijgt uiteraard toegang tot uw eigen geregistreerde gegevens. - Partijen met een legitiem belang
Hier zit nog een belangrijk open einde. Wie straks precies een legitiem belang heeft, hoe dat moet worden aangetoond en onder welke voorwaarden toegang wordt verleend, moet nog worden uitgewerkt in nadere regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan onderzoeksjournalisten of maatschappelijke organisaties die fraude willen opsporen.
Overgangsmaatregelen
In afwachting van nieuwe wetgeving is een tijdelijke regeling van kracht. Totdat notarissen, accountants en andere verplicht Wwft-instellingen weer rechtstreeks inzage mogen krijgen, moeten zij bij nieuwe zakelijke relaties een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register opvragen bij hun klant (bijvoorbeeld bij u als DGA). Dit blijkt ook uit recente informatie in de Fisckwartaaltjes.
Dat betekent extra administratieve stappen en mogelijk kosten, want zo’n uittreksel kost geld en moet via de KvK worden opgevraagd.
Wat merkt u hiervan als DGA?
Bent u DGA en ingeschreven in het UBO-register? Dan moet u rekening houden met het volgende:
- Uw gegevens blijven in het register
Ook met de beperking van de toegang verandert er niets aan de registratieplicht zelf. U moet dus nog steeds zorgen dat uw UBO-gegevens juist en volledig zijn. - Minder publieke inkijk
Uw privacy krijgt meer bescherming, omdat niet iedereen zomaar uw persoonlijke gegevens kan opvragen. - Meer administratieve verplichtingen bij nieuwe zakelijke relaties
Wilt u een nieuwe relatie aangaan met bijvoorbeeld een notaris, accountant of bank? Dan kan het zijn dat u een gewaarmerkt uittreksel moet overleggen totdat de definitieve regels van kracht zijn. - Onzekerheid over ‘legitiem belang’
Er blijft voorlopig onduidelijkheid bestaan over welke derden straks wel toegang kunnen krijgen tot UBO-gegevens. Dit kan bijvoorbeeld voor maatschappelijke organisaties of journalisten relevant zijn, maar ook voor zakelijke partijen die willen weten met wie zij zaken doen.
Tip: check uw UBO-registratie
De KvK adviseert ondernemers om hun UBO-gegevens regelmatig te controleren. Zijn uw gegevens niet volledig of onjuist? Dan riskeert u een boete. Ook kunt u uw uittreksel alvast opvragen, zodat u het paraat hebt bij nieuwe zakelijke transacties.
Tot slot
De discussie over het UBO-register laat zien hoe lastig het is om een balans te vinden tussen transparantie en privacy. Het doel blijft helder: financieel-economische criminaliteit bestrijden. Maar het mag niet ten koste gaan van de bescherming van persoonsgegevens van ondernemers zoals u.
Heeft u vragen over uw registratie of twijfelt u of uw gegevens kloppen? Neem dan contact op met uw accountant of fiscalist. Zij kunnen u helpen te voldoen aan uw verplichtingen én uw privacybelangen te beschermen.
