Als werkgever kunt u in bepaalde situaties overwegen om een verkeersboete van een werknemer te vergoeden. Denk aan een werknemer die voor een spoedklus zo snel mogelijk ergens moet zijn en daarbij een snelheidsovertreding begaat. Begrijpelijk wellicht, maar de fiscale gevolgen zijn niet altijd even duidelijk. Is zo’n vergoeding onbelast? En maakt het daarbij uit of de werknemer reed in zijn eigen auto of in een auto van de zaak?
In dit artikel zetten we de regels helder uiteen, zodat u als werkgever weet waar u aan toe bent en onaangename verrassingen bij een looncontrole kunt voorkomen.
De basisregel: een verkeersboete is loon
Vergoedingen die een werkgever aan een werknemer betaalt, zijn in beginsel belast loon. Dat geldt ook voor de vergoeding van een verkeersboete. De Belastingdienst beschouwt zo’n vergoeding als een voordeel dat de werknemer geniet uit zijn dienstbetrekking. Er is geen wettelijke uitzondering die de vergoeding van een verkeersboete automatisch vrijstelt van loonbelasting.
Toch zijn er situaties waarin de vergoeding fiscaal anders uitpakt, afhankelijk van de vraag met welke auto de overtreding werd begaan en wie de boete heeft ontvangen. Het onderscheid tussen de eigen auto van de werknemer en de auto van de zaak is daarbij cruciaal.
Eigen auto van de werknemer: altijd belast loon
Reed de werknemer in zijn eigen auto toen hij de overtreding beging? Dan is de situatie fiscaal duidelijk: een vergoeding van de boete is belast loon voor de werknemer. U kunt deze vergoeding niet aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Een verkeersboete bij gebruik van de eigen auto valt namelijk onder het begrip verplicht werknemersloon.
Dat betekent concreet dat de werknemer over de vergoeding loonbelasting en premies volksverzekeringen verschuldigd is. Als werkgever houdt u die in op het loon en draagt u deze af aan de Belastingdienst. Betaalt u de vergoeding netto uit, dan zijn de loonkosten voor u als werkgever aanzienlijk hoger dan het bedrag van de boete zelf.
Wilt u meer weten over welke vergoedingen u wel onbelast kunt verstrekken? Bekijk onze artikelen in de categorie Werkgevers en Werknemers voor een breed overzicht van vergoedingen en verstrekkingen.
Auto van de zaak: de boete komt bij de werkgever terecht
Reed de werknemer in een auto van de zaak of een leaseauto? Dan is de situatie anders. De verkeersboete wordt in dat geval opgelegd aan de kentekenhouder: dat bent u als werkgever, of de leasemaatschappij. De werknemer ontvangt de boete dus niet zelf.
Of er vervolgens sprake is van loon voor de werknemer, hangt af van de vraag of u de boete kunt verhalen op de werknemer. In de meeste gevallen is dat mogelijk. De werknemer heeft immers zelf de overtreding begaan en draagt daarvoor de verantwoordelijkheid. Verhaalt u de boete op de werknemer, dan is er geen sprake van loon: de werknemer betaalt uiteindelijk zelf en heeft geen voordeel genoten.
Wanneer kunt u de boete niet verhalen?
Er is een belangrijke uitzondering: u kunt de boete niet verhalen op de werknemer als de overtreding is begaan in uw opdracht. Stel dat u als werkgever de werknemer expliciet heeft verzocht om sneller te rijden om verloren tijd in te halen, of dat de werknemer onder werkdruk van u handelde. In dat geval is de overtreding in feite aan u als werkgever toe te rekenen.
Verhalen is in zo’n situatie niet mogelijk, en dat heeft fiscale gevolgen: omdat de werknemer de boete niet hoeft te betalen en er geen verhaal plaatsvindt, is er geen sprake van loon. De boete blijft voor rekening van u als werkgever, maar leidt niet tot een belast voordeel bij de werknemer.
Let wel: u moet kunnen aantonen dat de opdracht daadwerkelijk van u afkomstig was. Een mondelinge instructie is daarvoor lastig te bewijzen. Leg dit soort situaties bij voorkeur schriftelijk vast, al is dat in de praktijk bij een spoedopdracht niet altijd haalbaar.
De werkkostenregeling: is aanwijzing als eindheffingsloon mogelijk?
Binnen de werkkostenregeling (WKR) heeft u als werkgever de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsloon. Deze kosten komen dan ten laste van uw vrije ruimte. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Voor verkeersboetes bij gebruik van de eigen auto geldt echter dat aanwijzing als eindheffingsloon niet is toegestaan. De wetgever heeft verkeersboetes expliciet uitgesloten van de mogelijkheid om ze onder te brengen in de vrije ruimte. Dit maakt de vergoeding van een boete bij eigen autogebruik altijd een dure aangelegenheid voor de werkgever die dit netto wil vergoeden.
Voor de auto van de zaak waarbij verhaal niet mogelijk is, speelt de WKR geen rol: er is immers geen sprake van loon, en de boete blijft gewoon een bedrijfskosten voor u als werkgever.
Wat zijn de gevolgen voor de loonheffing bij een controle?
Werkgevers die verkeersboetes onterecht onbelast hebben vergoed, lopen bij een looncontrole het risico op naheffingen loonbelasting en mogelijk een boete. De Belastingdienst is hierin weinig coulant, omdat de regels op dit punt helder zijn. Een gedegen loonadministratie is daarom essentieel.
Heeft u werknemers in dienst die regelmatig met een auto van de zaak rijden? Dan is het verstandig om in uw arbeidsovereenkomst of personeelshandboek op te nemen hoe u omgaat met verkeersboetes. Zo voorkomt u discussies achteraf en is voor iedereen duidelijk wat de spelregels zijn. Lees ook ons artikel over vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen voor meer informatie over onkostenvergoedingen in de praktijk.
Praktisch overzicht: wanneer is de vergoeding belast of onbelast?
Ter verduidelijking een beknopt overzicht van de situaties:
Eigen auto, werkgever vergoedt de boete: altijd belast loon, aanwijzing als eindheffingsloon niet toegestaan.
Auto van de zaak, werkgever verhaalt de boete op de werknemer: geen loon, werknemer betaalt zelf.
Auto van de zaak, verhaal niet mogelijk omdat de overtreding in opdracht van de werkgever plaatsvond: geen loon, boete blijft bedrijfskosten voor de werkgever.
Auto van de zaak, werkgever ziet af van verhaal zonder dwingende reden: vergoeding is in beginsel belast loon voor de werknemer.
Conclusie: wees zorgvuldig met het vergoeden van boetes
De vergoeding van een verkeersboete lijkt een kleinigheid, maar heeft al snel fiscale gevolgen. De regels zijn helder: bij de eigen auto van de werknemer is een vergoeding altijd belast loon. Bij de auto van de zaak hangt het af van de vraag of verhaal mogelijk is en of de overtreding in opdracht van de werkgever plaatsvond.
Wilt u als werkgever duidelijkheid over de fiscale behandeling van vergoedingen aan uw werknemers? Neem dan contact op met uw accountant of adviseur. Goed beleid vooraf bespaart u discussies en kosten achteraf. Bekijk ook onze andere artikelen over werkgevers en werknemers voor meer praktische informatie over loon, vergoedingen en personeelszaken.
