Als werkgever komt u soms voor de keuze te staan om een verkeersboete van een werknemer te vergoeden, bijvoorbeeld na een spoedklus. Maar mag u zo’n boete onbelast vergoeden? De fiscale regels zijn strikt: een vergoeding van een verkeersboete wordt in principe gezien als belast loon. Of u de boete onbelast kunt vergoeden, hangt af van de situatie en van wie de boete ontvangt: de werknemer of de werkgever.
De basisregel: verkeersboete is loon
Vergoedingen aan werknemers zijn in beginsel belast loon, ook als het om een verkeersboete gaat. De Belastingdienst ziet dit als een voordeel uit dienstbetrekking. Er is geen wettelijke uitzondering die verkeersboetes automatisch vrijstelt van loonbelasting.
Eigen auto: altijd belast loon
Wordt de overtreding begaan met de eigen auto van de werknemer en vergoedt u de boete? Dan is dit altijd belast loon. Aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling (WKR) is niet toegestaan. De werknemer betaalt hierover loonbelasting en premies volksverzekeringen. Keert u de vergoeding netto uit, dan zijn de loonkosten voor u als werkgever hoger dan het boetebedrag zelf.
Auto van de zaak: afhankelijk van verhaal
Bij een auto van de zaak of leaseauto wordt de boete opgelegd aan de kentekenhouder, meestal de werkgever. U kunt de boete doorgaans verhalen op de werknemer, die de overtreding heeft begaan. In dat geval is er geen sprake van loon. Kunt u de boete niet verhalen omdat de overtreding in uw opdracht plaatsvond, dan blijft de boete voor uw rekening als werkgever en is er geen belast voordeel voor de werknemer. Het is belangrijk om in zulke gevallen schriftelijk vast te leggen dat de opdracht van u afkomstig was.
Werkkostenregeling (WKR)
Verkeersboetes voor eigen autogebruik mogen niet als eindheffingsloon worden aangewezen binnen de WKR. De wet sluit deze mogelijkheid uit. Voor boetes bij een auto van de zaak waarbij geen verhaal mogelijk is, speelt de WKR geen rol: er is geen sprake van loon, de boete is een bedrijfskostenpost.
Controle en administratie
Verkeert u in de veronderstelling dat u verkeersboetes onbelast kunt vergoeden, dan loopt u bij een looncontrole risico op naheffingen en boetes. Zorg daarom voor een sluitende loonadministratie en leg afspraken over verkeersboetes vast in arbeidsovereenkomsten of het personeelshandboek.
Overzicht situaties
- Eigen auto, werkgever vergoedt de boete: altijd belast loon, geen eindheffingsloon.
- Auto van de zaak, boete verhaald op werknemer: geen loon.
- Auto van de zaak, geen verhaal mogelijk (opdracht werkgever): geen loon, boete is bedrijfskosten.
- Auto van de zaak, geen dwingende reden om verhaal achterwege te laten: vergoeding is belast loon.
Conclusie
Wees zorgvuldig met het vergoeden van verkeersboetes. Bij eigen auto is vergoeding altijd belast. Bij een auto van de zaak hangt het af van de mogelijkheid tot verhaal en de opdracht. Raadpleeg uw accountant of adviseur voor duidelijkheid over de fiscale behandeling van vergoedingen. Goed beleid voorkomt discussies en extra kosten. Bekijk ook onze andere artikelen over werkgevers en werknemers voor meer informatie over vergoedingen en personeelszaken.
