Veel ondernemers hebben inmiddels iets gehoord over ViDA: het Europese pakket VAT in the Digital Age, dat het btw-stelsel toekomstbestendig moet maken. Een van de meest ingrijpende onderdelen is de verplichting om vanaf 1 juli 2030 e-facturen te versturen bij grensoverschrijdende transacties tussen ondernemers. Dat lijkt ver weg, maar de praktijk laat zien dat actie nú al nodig kan zijn. Verschillende lidstaten, waaronder onze directe buren België en Duitsland, hebben de invoering namelijk vervroegd of al concreet uitgewerkt. Wie samenwerkt met buitenlandse ondernemers of een filiaal in een andere lidstaat heeft, kan daardoor al veel eerder met verplichtingen te maken krijgen.
De kern van het Europese plan is eenvoudig: papier en pdf verdwijnen als volwaardige facturen. Europese e-facturen moeten voldoen aan de EN 16931-norm. Dit is niet zomaar een formaliteit. Zonder correcte e-factuur vervalt simpelweg het recht op btw-aftrek. Voor ondernemers én hun adviseurs betekent dit dat facturatieprocessen, software en interne controles opnieuw tegen het licht gehouden moeten worden.
Europa geeft het kader, lidstaten bepalen het tempo
Een belangrijk element van ViDA is dat elke EU-lidstaat zelf mag bepalen in welk tempo de nieuwe regelgeving wordt ingevoerd. Bovendien krijgen lidstaten de mogelijkheid om e-facturatie verplicht te stellen voor binnenlandse transacties. Nederland kiest op dit moment voor een afwachtende houding. Er wordt gewerkt aan een nationaal stappenplan, maar concrete verplichtingen liggen hier nog niet op tafel. Dat is echter geen reden om achterover te leunen. Andere landen gaan namelijk hard vooruit, met verplichtingen die al binnen enkele jaren ingaan.
België voert vanaf 2026 verplichte e-facturatie in voor binnenlandse transacties. Ondernemers die in België actief zijn, moeten dus rekening houden met een vroege overstap. In Duitsland is de wetgeving eveneens in een vergevorderd stadium. Ondernemers met een omzet van meer dan € 800.000 moeten vanaf 1 januari 2027 e-facturen versturen. Vanaf 2028 geldt die verplichting voor alle ondernemers, ongeacht de omvang. Het recht op btw-aftrek vervalt wanneer een factuur niet voldoet aan de gestelde eisen. Dat maakt foutloze implementatie essentieel.
Ondernemers die zaken doen met Belgische of Duitse partijen kunnen dus al snel afhankelijk worden van systemen die volgens de nieuwe Europese norm werken. Als uw cliënt nu nog volledig vertrouwt op pdf-facturen of handmatige facturatie, is dit hét moment om de softwarebehoefte opnieuw te beoordelen.
Filialen in andere lidstaten: verplichtingen gelden meteen
Veel ondernemers gaan ervan uit dat nieuwe e-facturatieverplichtingen pas relevant worden zodra Nederland zelf een verplichting invoert. Dat is een misvatting. Wie een filiaal heeft in een lidstaat waar e-facturatie verplicht is, valt automatisch onder de regelgeving van dat land. Het maakt daarbij niet uit of de hoofdvestiging in Nederland wel of geen verplichting kent. Het gevolg kan zijn dat een Nederlandse ondernemer al jaren vóór 2030 moet voldoen aan het Belgische of Duitse model, inclusief de verplicht gestandaardiseerde factuuropbouw.
Voor accountants en adviseurs is het daarom belangrijk te inventariseren waar cliënten actief zijn, welke rechtsvorm zij hanteren en in welke landen sprake is van filialen, vaste inrichtingen of substantiële handel. De verschillen per lidstaat zijn groot en de implementatie van ViDA verloopt versnipperd. Dat maakt tijdige analyse noodzakelijk.
De Europese norm EN 16931: zonder correcte e-factuur geen btw-aftrek
Een belangrijk element binnen ViDA is de Europese standaard voor e-facturen: de EN 16931-norm. Dit is een technisch gestructureerd formaat dat gegevens op uniforme wijze vastlegt. Het gaat veel verder dan een pdf waarin de gegevens leesbaar zijn. Het systeem moet de gegevens kunnen uitlezen, valideren en digitaal verwerken. Facturen die niet aan de norm voldoen, worden simpelweg niet als geldige btw-factuur beschouwd. Daarmee vervalt het recht op btw-aftrek.
Voor ondernemers betekent dit dat de kwaliteit van de facturatie meer dan ooit onder een vergrootglas komt te liggen. Een foutieve indeling, ontbrekende velden of verkeerd gegenereerde bestanden kunnen direct financiële gevolgen hebben. Wie ervan uitgaat dat softwareleveranciers dit “vanzelf wel regelen”, onderschat de impact. Systemen moeten namelijk opnieuw ingericht, getest en geïntegreerd worden, en dat proces kost tijd.
Waarom u nu al moet beginnen met voorbereiden
De overstap naar e-facturatie lijkt technisch, maar raakt de hele organisatie. Facturatieprocessen, administratieve controles, btw-procedures en zelfs de afstemming met klanten en leveranciers veranderen. Ondernemers die wachten tot 2029, komen vrijwel zeker in de knel. De ervaring in landen die al eerder overstapten, zoals Italië, laat zien dat het implementatieproces afhankelijk is van veel factoren: softwarekeuze, koppelingen met boekhoudsystemen, data-kwaliteit, training van medewerkers en het inregelen van documentenstromen.
Daarnaast geldt dat veel softwareleveranciers hun systemen in fases aanpassen. Grote bedrijven hebben daarbij vaak voorrang, waardoor kleinere ondernemingen langer moeten wachten op updates. Dat maakt vroegtijdig handelen verstandig.
Handelt u met partijen in België of Duitsland? Dan is zelfs directe actie aan te raden. Vanaf 2026, 2027 en 2028 gelden daar al verplichtingen die direct invloed hebben op btw-aftrek en administratieve verplichtingen.
De rol van de accountant en adviseur
Accountants en adviseurs spelen een cruciale rol in de voorbereiding op ViDA. De komende jaren moeten ondernemers geholpen worden bij het begrijpen van de gevolgen, het maken van keuzes en het tijdig aanpassen van systemen. Dit vraagt om proactieve begeleiding. Denk aan het inventariseren van landen waar cliënten actief zijn, het analyseren van bestaande facturatieketens, het beoordelen van softwarepakketten en het uitvoeren van impactanalyses op btw-aftrek.
Met name ondernemers die internationaal handelen of die filialen in andere lidstaten hebben, moeten vroeg worden meegenomen in het proces. Voor hen kan 2030 in werkelijkheid 2026 of 2027 betekenen.
Tijdige actie voorkomt boetes en fouten
De Europese e-facturatiestandaard is streng en weinig flexibel. Lidstaten zullen facturen die niet aan de norm voldoen afkeuren en daarmee het aftrekrecht blokkeren. Daarnaast kunnen boetes volgen wanneer facturen niet op de juiste manier worden verstuurd. De risico’s zijn vooral aanwezig bij ondernemers die afhankelijk zijn van verouderde systemen of handmatige facturatieprocessen.
Het is daarom verstandig om tijdig te beginnen met de systeemaanpassingen. Voor veel organisaties zijn deze aanpassingen omvangrijk, vooral wanneer er meerdere landen, bedrijfsonderdelen of systemen zijn betrokken. Door nu al een plan op te stellen en softwareleveranciers te betrekken, verkleint u de kans dat uw cliënt later onder tijdsdruk verkeerde keuzes maakt.
Conclusie: ViDA vraagt nú al om strategische keuzes
ViDA lijkt misschien een toekomstplan, maar de realiteit is dat veel ondernemers al binnen enkele jaren met verplichte e-facturatie worden geconfronteerd. De combinatie van Europese wetgeving, nationale implementatie en het directe effect op btw-aftrek maakt dit een dossier dat hoog op de agenda moet staan. Voor accountants en adviseurs ligt hier een belangrijke taak. Door vroegtijdig te informeren, analyseren en begeleiden voorkomt u onnodige risico’s, boetes en administratieve chaos.
