Veel ondernemers zijn inmiddels bekend met ViDA, het Europese programma ‘VAT in the Digital Age’ dat het btw-stelsel moderniseert. Een van de grootste veranderingen is de verplichte e-facturatie voor grensoverschrijdende transacties tussen ondernemers, die vanaf 1 juli 2030 in de hele EU geldt. Hoewel dit ver weg lijkt, blijkt uit de praktijk dat ondernemers nu al actie moeten ondernemen. Verschillende landen, waaronder België en Duitsland, lopen namelijk voorop en voeren de verplichting al eerder in. Wie samenwerkt met buitenlandse ondernemers of een filiaal in een andere lidstaat heeft, krijgt daardoor mogelijk al voor 2030 te maken met nieuwe regels.
De essentie van ViDA is helder: papieren facturen en pdf’s zijn straks niet meer geldig. E-facturen moeten voldoen aan de Europese EN 16931-norm. Dit is geen formaliteit, want zonder correcte e-factuur vervalt het recht op btw-aftrek. Ondernemers en hun adviseurs zullen daarom hun facturatieprocessen, software en interne controles grondig moeten herzien.
Europa bepaalt het kader, maar lidstaten voeren de regels in hun eigen tempo in. Lidstaten mogen e-facturatie ook voor binnenlandse transacties verplicht stellen. Nederland kiest voorlopig voor een afwachtende houding en werkt aan een stappenplan, maar andere landen zijn al veel verder. België verplicht e-facturatie vanaf 2026 voor binnenlandse transacties. In Duitsland geldt de verplichting vanaf 2027 voor ondernemers met een omzet boven €800.000 en vanaf 2028 voor alle ondernemers. Facturen die niet aan de eisen voldoen, leiden tot verlies van het recht op btw-aftrek. Foutloze implementatie is daarom cruciaal.
Ondernemers die zaken doen met Belgische of Duitse partijen, moeten hun systemen tijdig aanpassen aan de nieuwe Europese norm. Wie nog werkt met pdf-facturen of handmatige processen, doet er verstandig aan de softwarebehoefte nu te evalueren.
Veel ondernemers denken dat zij pas iets hoeven te doen als Nederland de verplichting invoert. Dat is onjuist. Een filiaal in een andere lidstaat betekent directe naleving van de lokale e-facturatieregels, ongeacht de situatie in Nederland. Hierdoor kan een Nederlandse ondernemer al vóór 2030 aan de Belgische of Duitse standaard moeten voldoen.
Voor accountants en adviseurs is het van belang om te inventariseren waar cliënten actief zijn, welke rechtsvormen zij hanteren en in welke landen zij filialen of substantiële handel hebben. De verschillen tussen lidstaten zijn groot en de invoering van ViDA verloopt gefaseerd. Tijdige analyse en voorbereiding zijn noodzakelijk.
De EN 16931-norm is de Europese standaard voor e-facturen. Dit gestructureerde formaat legt gegevens uniform vast en stelt hogere eisen dan een leesbare pdf. Het systeem moet de gegevens kunnen uitlezen, valideren en digitaal verwerken. Facturen die niet voldoen, zijn ongeldig voor de btw-aangifte en leiden tot verlies van het aftrekrecht.
De overstap naar e-facturatie raakt de hele organisatie: van facturatieprocessen en administratieve controles tot btw-procedures en de samenwerking met klanten en leveranciers. Ondernemers die wachten tot 2029, lopen het risico tijd tekort te komen. De ervaring in landen als Italië leert dat implementatie afhankelijk is van software, koppelingen, datakwaliteit, training en documentstromen.
Veel softwareleveranciers voeren aanpassingen gefaseerd door. Grote bedrijven krijgen vaak voorrang, waardoor kleinere ondernemingen langer moeten wachten op updates. Vroegtijdig handelen is daarom verstandig.
Handelt u met Belgische of Duitse partijen? Dan is directe actie noodzakelijk. De verplichtingen gelden daar al vanaf 2026, 2027 en 2028 en hebben directe gevolgen voor de btw-aftrek en administratie.
Accountants en adviseurs spelen een sleutelrol in de voorbereiding op ViDA. Zij begeleiden ondernemers bij het begrijpen van de gevolgen, het maken van keuzes en het tijdig aanpassen van systemen. Proactieve begeleiding is essentieel, zeker voor internationaal actieve ondernemers en bedrijven met buitenlandse filialen. Voor deze groep kan 2030 in de praktijk al 2026 of 2027 betekenen.
De Europese e-facturatiestandaard is streng. Lidstaten zullen facturen die niet voldoen afkeuren en het aftrekrecht blokkeren. Boetes zijn mogelijk bij onjuiste verzending. Vooral ondernemers met verouderde systemen of handmatige processen lopen risico. Begin daarom tijdig met systeemaanpassingen, vooral als er meerdere landen of systemen betrokken zijn. Door nu een plan te maken en softwareleveranciers te betrekken, voorkomt u tijdsdruk en verkeerde keuzes.
Conclusie: ViDA vraagt nú al om strategische keuzes. Europese en nationale regelgeving, gecombineerd met het directe effect op btw-aftrek, maken dit een prioriteit. Voor accountants en adviseurs ligt hier een grote verantwoordelijkheid. Vroegtijdige informatie, analyse en begeleiding voorkomen onnodige risico’s, boetes en administratieve problemen.
