Vrijgestelde bedragen binnenlandse dienstreizen CAO Rijk 2026

Sturen werknemers bij u declaraties in voor verblijfskosten gemaakt tijdens een binnenlandse dienstreis? Dan is het goed om te weten dat de vergoedingsbedragen per 1 januari 2026 zijn gewijzigd. De verblijfskostenvergoedingen voor ambtenaren op dienstreis zijn vastgelegd in de CAO Rijk, maar ook werkgevers die niet aan deze cao zijn gebonden mogen de bedragen als maatstaf hanteren. Mits de betrokken werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als rijksambtenaren. In dit artikel zetten wij de nieuwe bedragen, de voorwaarden en de fiscale gevolgen voor u op een rij. 

Wanneer mag u een gericht vrijgestelde vergoeding geven? 

Maakt een werknemer een binnenlandse dienstreis, dan mag u naast de gebruikelijke reiskostenvergoeding ook een gericht vrijgestelde vergoeding geven voor noodzakelijke verblijfskosten. Deze vergoeding valt buiten het loon van de werknemer en hoeft dus niet te worden belast, mits aan twee cumulatieve voorwaarden is voldaan. Ten eerste moet de dienstreis ten minste vier uur duren. Ten tweede moet de bestemming liggen in een andere gemeente of zich bevinden op ten minste één kilometer afstand van de eigen werklocatie van de werknemer. Zijn aan beide voorwaarden voldaan, dan komt u in aanmerking voor de gericht vrijgestelde bedragen uit de tabel hieronder. 

Voor de meeste onderdelen geldt bovendien de aanvullende voorwaarde dat de werknemer de kosten daadwerkelijk heeft gemaakt in een daarvoor geschikte gelegenheid, zoals een restaurant of hotel. Voor de kleine uitgaven overdag en in de avond geldt deze aanvullende voorwaarde niet: die bedragen mag u altijd gericht vrijgesteld vergoeden als aan de twee basisvoorwaarden is voldaan. Vergoedt u meer dan de vrijgestelde bedragen? Dan kunt u het bovenmatige deel tot het loon van de werknemer rekenen of aanwijzen als eindheffingsloon in het kader van de werkkostenregeling. 

De nieuwe vergoedingsbedragen per 1 januari 2026 

Hieronder vindt u een overzicht van de verblijfskostenvergoedingen die u per 1 januari 2026 kunt hanteren voor binnenlandse dienstreizen, inclusief het maximaal gericht vrijgestelde bedrag en de aanvullende voorwaarden per onderdeel. 

Niet gebonden aan de CAO Rijk? Deze bedragen gelden ook voor u 

De verblijfskostenvergoedingen zijn wettelijk verankerd in de CAO Rijk en gelden primair voor rijksambtenaren. Maar ook als u als werkgever niet aan deze cao bent gebonden, mag u dezelfde bedragen toepassen en genieten van dezelfde fiscale behandeling. De voorwaarde daarvoor is dat uw werknemers vanuit kostenoogpunt in vergelijkbare omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. In de praktijk betekent dit dat zij voor hun werk reizen naar een andere locatie, verblijfskosten maken en niet thuis kunnen overnachten of eten. Voor de meeste werkgevers met reizende medewerkers is aan deze voorwaarde eenvoudig te voldoen. 

Het is wel van belang dat u de vergoeding administratief correct verwerkt. U dient bij te houden welke werknemers wanneer op dienstreis zijn geweest, hoe lang de reis duurde en welke kosten zijn gemaakt. Zonder een deugdelijke administratie loopt u het risico dat de Belastingdienst de gericht vrijgestelde vergoedingen alsnog als loon aanmerkt. Overweegt u de bedragen toe te passen of wilt u de huidige vergoedingsregeling in uw bedrijf toetsen aan de fiscale spelregels? Lees ook ons artikel over de werkkostenregeling en de loonadministratie: Criterium zakelijke maaltijd gewijzigd: wat betekent dat voor uw loonadministratie? 

Fiscale verwerking: loon, eindheffing of gericht vrijgesteld 

De verblijfskostenvergoeding kent drie mogelijke fiscale behandelingen, afhankelijk van de hoogte van het bedrag dat u vergoedt. Vergoedt u exact de gericht vrijgestelde bedragen uit de tabel, dan hoeft u niets in te houden en is de vergoeding volledig belastingvrij voor de werknemer. Vergoedt u meer dan de vrijgestelde bedragen, dan heeft u twee opties voor het bovenmatige deel. U kunt dit meerdere bij het reguliere loon van de werknemer optellen, waarna de normale loonheffing van toepassing is. Of u kunt het bovenmatige deel aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In dat geval betaalt uzelf als werkgever de belasting, in de vorm van een eindheffing van 80% over het bedrag dat de vrije ruimte overstijgt. 

Voor werkgevers die regelmatig werknemers op binnenlandse dienstreis sturen, loont het om de vergoedingsregeling jaarlijks te actualiseren. De bedragen worden periodiek herzien en een verouderde declaratieregeling kan ongewild leiden tot bovenmatige vergoedingen met fiscale gevolgen. Bent u DGA en declareert u zelf ook dienstreiskosten? Dan is het extra zinvol om uw totale kostenvergoedingen in samenhang te bekijken met uw salaris en dividendstrategie. Bekijk onze Checklist 2026 voor DGA’s: salaris, dividend, aftrekposten en deadlines 

Wat kunt u nu het beste doen? 

Controleer als eerste of uw huidige declaratie- of vergoedingsregeling nog aansluit bij de nieuwe bedragen per 1 januari 2026. Pas de bedragen aan in uw salarisadministratie en communiceer de wijziging duidelijk naar uw werknemers, zodat zij weten wat zij kunnen declareren. Zorg ook dat uw administratie op orde is: leg reisdata, duur van de dienstreis en gemaakte kosten vast, zodat u bij een eventuele controle kunt aantonen dat aan de voorwaarden voor de gericht vrijgestelde vergoeding is voldaan. 

Heeft u vragen over de juiste verwerking van verblijfskostenvergoedingen in uw salarisadministratie, of wilt u weten of uw vergoedingsbeleid fiscaal optimaal is ingericht? Neem gerust contact op met Reinink Accountants & Adviseurs. Wij helpen u graag verder.