Zakelijke maaltijden zijn al jaren een bron van vragen in de loonadministratie. Wanneer is een maaltijd nu echt zakelijk, en wanneer is het gewoon privé? De Belastingdienst heeft het uitgangspunt voor de zakelijke maaltijd onlangs verduidelijkt. Dat heeft direct gevolgen voor de manier waarop u vergoedingen of verstrekkingen van maaltijden behandelt binnen de werkkostenregeling.
Kort gezegd: een maaltijd is gericht vrijgesteld als deze een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. De Belastingdienst hanteert daarbij de grens van meer dan tien procent zakelijk karakter. Dat klinkt abstract, maar gelukkig zijn er duidelijke situaties aangewezen waarin in elk geval sprake is van een zakelijke maaltijd.
In deze blog zetten we de nieuwe lijn van de Belastingdienst op een rij en laten we zien wat u praktisch moet doen in de salaris- en personeelsadministratie.
Wanneer is een maaltijd nu zakelijk?
De basisregel is dat een maaltijd gericht vrijgesteld is als deze een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. De Belastingdienst verstaat daaronder dat het zakelijke element meer is dan een klein bijeffect van de maaltijd. Om discussie te voorkomen, zijn er een aantal situaties aangewezen waarin altijd sprake is van zo’n zakelijke maaltijd.
Dat is bijvoorbeeld het geval als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten. Denk aan een servicemonteur die onderweg is, een consultant die door vergaderingen en reistijd pas laat thuis is, of een medewerker die in de avonduren een klant bezoekt. Ook als een werknemer na 20.00 uur niet thuis kan eten door overwerk, wordt de maaltijd als zakelijk aangemerkt. Overwerk is in dit verband de tijd die uitgaat boven de gewone arbeidsduur per dag, ongeacht of dat overwerk van tevoren was gepland of onverwacht is ontstaan.
Daarnaast kwalificeren maaltijden bij werk op koopavonden als zakelijk, net als het zogeheten therapeutisch mee-eten, bijvoorbeeld in de zorg. Verder zijn maaltijden tijdens werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens ook als zakelijke maaltijden aangemerkt.
In al deze gevallen geldt: het zakelijke karakter van de maaltijd staat niet ter discussie. De vergoeding of verstrekking is dan gericht vrijgesteld. Dat betekent dat u geen loonbelasting hoeft in te houden over de maaltijd en dat deze ook niet ten laste komt van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Werkelijke kosten of normbedrag van € 3,95?
Als duidelijk is dat een maaltijd onder de gerichte vrijstelling valt, komt de volgende vraag: welk bedrag mag u vergoeden? De Belastingdienst biedt u hier twee mogelijkheden.
U kunt de werkelijke kosten vergoeden. Dat betekent dat u de daadwerkelijke rekening van de maaltijd vergoedt aan uw werknemer. Of de maaltijd nu uit een eenvoudige broodmaaltijd, een warme schotel of een afhaalmaaltijd bestaat, doet niet ter zake, zolang de zakelijke situatie voldoet aan de voorwaarden.
Daarnaast mag u ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines. Dit normbedrag bedraagt in 2025 € 3,95 per maaltijd. Het handige is dat het niet uitmaakt waar de maaltijd is genuttigd of aangeschaft. De werknemer kan dus eten in de bedrijfskantine, bij een restaurant langs de snelweg of onderweg een maaltijd meenemen bij een supermarkt of tankstation. U mag dan toch het normbedrag van € 3,95 hanteren.
In de praktijk betekent dit dat u als werkgever kunt kiezen. Wilt u volledige kostendekking bieden, dan vergoedt u de werkelijke kosten. Wilt u meer eenvoud en voorspelbaarheid in de administratie, dan kan het normbedrag een prettig alternatief zijn.
Wat betekent dit voor de werkkostenregeling?
Belangrijk om te benadrukken: omdat deze zakelijke maaltijden een gerichte vrijstelling vormen, gaan ze niet ten koste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Dat is vooral relevant in organisaties waar de vrije ruimte al onder druk staat door andere vergoedingen en verstrekkingen, zoals kerstpakketten, personeelsfeesten of extra thuiswerkvergoedingen.
Doordat zakelijke maaltijden nu duidelijker zijn afgebakend, heeft u meer houvast bij de beoordeling of een maaltijd wel of niet in de vrije ruimte valt. Een correcte kwalificatie voorkomt dat u achteraf geconfronteerd wordt met onverwachte eindheffing omdat de vrije ruimte toch is overschreden.
Signaleergrenzen en stel een duidelijk beleid op
De wijziging in de uitleg van de Belastingdienst is een goed moment om intern het beleid rond maaltijden nog eens onder de loep te nemen. Zorg dat duidelijk is in welke situaties u maaltijden als zakelijk aanmerkt, welke vergoedingsvorm u toepast en hoe dit in de administratie wordt vastgelegd.
Het helpt om binnen HR, Finance en de salarisadministratie dezelfde lijn te hanteren. Als de leidinggevende een maaltijd als zakelijk ziet, maar de salarisadministratie deze als loon in natura verwerkt, ontstaan er snel fouten of discussies. Een kort intern richtlijnendocument of een passage in het personeelshandboek kan al veel duidelijkheid bieden.
Praktische tips voor de administratie
In de dagelijkse praktijk is het handig om bij iedere maaltijdvergoeding kort vast te leggen waarom de maaltijd zakelijk is. Denk aan een notitie bij de declaratie, zoals “overwerk tot 21.30 uur” of “koopavond”. Dat maakt het bij een eventuele controle door de Belastingdienst eenvoudiger om aan te tonen dat u terecht gebruik heeft gemaakt van de gerichte vrijstelling.
Daarnaast is het verstandig om in uw declaratiesysteem of boekhoudpakket onderscheid te maken tussen zakelijke maaltijden en overige maaltijden. Zo voorkomt u dat alles automatisch als loon of als vrije-ruimtepost wordt geboekt, terwijl een deel eigenlijk gericht vrijgesteld is.
De rol van de adviseur: uitleggen, controleren en bijsturen
Voor accountants en fiscalisten ligt hier een duidelijke kans om waarde toe te voegen. Veel werkgevers zijn zich niet bewust van de gedetailleerde voorwaarden die de Belastingdienst stelt. Door actief uit te leggen wat er is veranderd en hoe zij zakelijke maaltijden correct kunnen verwerken, voorkomt u dat klanten onnodig loonheffing betalen of hun vrije ruimte onterecht aanspreken.
Tijdens looncontroles, jaarafsluitingen of WKR-scans is het verstandig om ook naar de behandeling van maaltijden te kijken. Worden er veel avondmaaltijden vergoed bij overwerk of bij personeel in de buitendienst? Dan loont het om te controleren of deze wel als gerichte vrijstelling zijn aangemerkt.
Conclusie: meer duidelijkheid, maar administratie blijft mensenwerk
Met de nieuwe uitleg van de Belastingdienst is het criterium voor de zakelijke maaltijd duidelijker geworden. Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter – bijvoorbeeld bij overwerk, werk op koopavonden of werkzaamheden op bijzondere locaties – zijn gericht vrijgesteld. U mag dan de werkelijke kosten vergoeden of aansluiten bij het normbedrag van € 3,95 per maaltijd in 2025, ongeacht waar de maaltijd is genuttigd.
Toch blijft het mensenwerk om per situatie te beoordelen wat passend is. Met een helder beleid, goede vastlegging en een alert oog voor de voorwaarden zorgt u ervoor dat uw organisatie optimaal gebruikmaakt van de fiscale mogelijkheden, zonder dat u achteraf voor verrassingen komt te staan.
