Het beëindigen van een dienstverband is voor zowel werkgever als werknemer een ingrijpend moment. Toch wordt in de praktijk in 2025, net als in eerdere jaren, het merendeel van de arbeidsrelaties beëindigd via een vaststellingsovereenkomst, kortweg een vso. Deze vorm van beëindiging biedt ruimte voor maatwerk, voorkomt lange procedures en geeft beide partijen snel duidelijkheid. Juist daarom is de vso populair. Maar om problemen te voorkomen, moet een vso wel helder, volledig en juridisch correct zijn opgesteld.

Voor adviseurs en accountants is het belangrijk om de werkgever vooraf te begeleiden, omdat de inhoud van de vso direct invloed kan hebben op factoren als de transitievergoeding, de WW-gerechtigdheid van de werknemer en de administratieve afwikkeling. Een goed doordachte vso voorkomt discussies en beschermt de positie van zowel werkgever als werknemer.

Waarom een vso vaak de beste route is

Werkgevers kiezen doorgaans voor een vaststellingsovereenkomst omdat dit de snelste en meest pragmatische route is naar een oplossing. Een ontslagprocedure via UWV of kantonrechter kost meer tijd, is formeel en biedt minder flexibiliteit. Een vso maakt het mogelijk om in overleg tot afspraken te komen die voor beide partijen werkbaar zijn. Meestal wordt als ontslaggrond gekozen voor “verschil van inzicht”. Dit is een neutrale formulering die voor de werknemer geen nadelige gevolgen heeft voor het recht op een WW-uitkering.

Het grootste voordeel van een vso is de regie. Werkgever en werknemer kunnen afspraken maken over de exacte einddatum, de manier waarop de laatste periode wordt ingevuld en de financiële afwikkeling. Omdat de inhoud volledig onderhandelbaar is, kunnen partijen zoeken naar een oplossing die past bij de situatie. Dat gaat sneller, voorkomt escalatie en biedt ruimte voor menselijke maat.

De juridische rol van de ontslagreden

Een van de belangrijkste onderdelen van een vso is de omschrijving van de reden voor beëindiging. In vrijwel alle gevallen wordt voor een neutrale formulering gekozen. Dat is voor de werknemer cruciaal, omdat een onjuiste ontslagreden het recht op WW kan blokkeren. De uitkeringsinstantie beoordeelt of de werknemer niet verwijtbaar werkloos is geworden. Een vso moet dus duidelijk maken dat de beëindiging niet aan de werknemer te wijten is.

Voor werkgevers is dit meestal geen probleem, omdat de beëindiging met wederzijds goedvinden is. Wel moet de tekst zorgvuldig worden opgesteld. Zo voorkomt men misverstanden of latere discussies met UWV. Het is daarom verstandig dat werknemers juridisch advies inwinnen voordat zij tekenen, en dat werkgevers zich laten begeleiden bij het formuleren van een correcte ontslagreden.

De einddatum en opzegtermijn: details die financieel verschil maken

Bij de beëindiging via een vso is het van belang dat de einddatum correct wordt vastgesteld. Hoewel de vso niet valt onder de wettelijke opzegtermijnen, speelt die termijn wel een rol bij de bepaling van de ingangsdatum van een WW-uitkering. Wanneer werkgever en werknemer de opzegtermijn niet meenemen in de einddatum, kan UWV beslissen dat de WW later ingaat dan verwacht. Dat betekent dat de werknemer tijdelijk zonder inkomen komt te zitten.

Een nauwkeurige afstemming van de einddatum voorkomt dit probleem. In de praktijk betekent dit meestal dat de einddatum van het dienstverband aansluit op de opzegtermijn die anders zou gelden. Voor werkgevers maakt het formeel weinig verschil, maar voor werknemers is het essentieel om hun uitkeringsrechten veilig te stellen.

Vrijstelling van werkzaamheden: rust in de laatste fase

In veel vso’s wordt afgesproken dat de werknemer wordt vrijgesteld van werkzaamheden. Deze periode, ook wel “garden leave” genoemd, zorgt voor rust en geeft de werknemer de ruimte om te solliciteren of na te denken over een volgende stap. Voor de werkgever is het prettig omdat frictie op de werkvloer wordt voorkomen. De werknemer blijft gedurende de vrijstelling het reguliere loon ontvangen.

Het is belangrijk om deze vrijstelling duidelijk te omschrijven. Denk aan beschikbaarheid voor overleg, eventuele overdracht en de vraag of zakelijke middelen zoals laptop of telefoon al eerder moeten worden ingeleverd. Een heldere beschrijving voorkomt dat er misverstanden ontstaan over verwachtingen in de laatste periode.

Vakantiedagen: opnemen of uitbetalen

Een ander terugkerend onderwerp in de vso is de afwikkeling van vakantiedagen. Partijen kunnen besluiten dat de vakantiedagen worden opgenomen tijdens de vrijstelling van werkzaamheden. Soms is het handiger om de vakantiedagen uit te betalen op de eindafrekening. Beide opties zijn toegestaan, zolang de afspraken duidelijk worden vastgelegd.

Voor adviseurs is dit een belangrijk bespreekpunt, omdat de financiële gevolgen merkbaar kunnen zijn. Uitbetalen van vakantiedagen kan leiden tot een hogere eindafrekening, terwijl opnemen tijdens de vrijstelling rust creëert en financiële lasten beperkt houdt. De keuze hangt af van de wensen van werkgever en werknemer en van de planning van de resterende periode.

Bedrijfseigendommen en administratieve afwikkeling

Een vso moet duidelijk regelen wanneer bedrijfseigendommen worden ingeleverd. Denk aan een auto van de zaak, mobiele telefoon, laptop, toegangspassen of gereedschap. Het inlevermoment hangt vaak samen met de vrijstelling van werkzaamheden. Een correcte overdracht voorkomt dat er later nog posten moeten worden nagefactureerd of dat bedrijfseigendommen zoekraken.

Daarnaast moeten loonheffingen, pensioenopbouw en overige financiële verplichtingen zorgvuldig worden verwerkt. Het opstellen van een correcte eindafrekening is onderdeel van een professionele afronding. Voor accountants speelt hier een duidelijke rol: zij zorgen dat de financiële administraties aan beide kanten correct zijn bijgewerkt.

Concurrentie- en relatiebedingen: maatwerk voorkomt belemmeringen

Een vso biedt ruimte om bestaande contractuele bepalingen aan te passen. Vooral concurrentie- en relatiebedingen kunnen in onderling overleg worden verzacht, geschorst of volledig worden opgeheven. Werkgevers kiezen hiervoor wanneer het beding een redelijke overstap zou belemmeren of wanneer de beëindiging niet voortkomt uit verwijtbaar handelen van de werknemer. Het aanpassen van het beding kan bijdragen aan een soepele afronding en voorkomt dat partijen later opnieuw om tafel moeten.

Social media en reputatie: heldere afspraken voorkomen onduidelijkheid

Steeds vaker bevatten vso’s afspraken over social media. Werkgever en werknemer willen voorkomen dat er tegenstrijdige of onzorgvuldige berichten naar buiten komen. Door samen af te stemmen hoe het vertrek wordt gecommuniceerd, wordt de reputatie van beide partijen beschermd. Soms wordt in de vso opgenomen dat de werknemer zijn digitale profiel aanpast of dat er een gezamenlijke verklaring wordt opgesteld.

Outplacement: ondersteuning bij de volgende stap

In sommige gevallen spreken partijen een outplacementvergoeding af. Dit is vooral zinvol wanneer de werknemer behoefte heeft aan begeleiding bij het vinden van een nieuwe functie. Outplacement draagt bij aan een positief vertrek en vergroot de kans op een soepele overstap naar een nieuwe baan. Voor werkgevers is dit vaak een sympathieke manier om het dienstverband af te sluiten, zeker wanneer er geen sprake is van verwijtbaar handelen.

De rol van de adviseur: zekerheid, structuur en rust

Accountants en adviseurs spelen een cruciale rol in het beëindigen van dienstverbanden via een vso. Zij helpen werkgevers bij het structureren van afspraken, het doorrekenen van financiële gevolgen en het bewaken van juridische voorwaarden. Een goed geformuleerde vaststellingsovereenkomst voorkomt misverstanden, conflicten en financiële risico’s.

Het is daarnaast belangrijk om werknemers te wijzen op hun wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Deze bedenktijd geldt altijd, ook wanneer deze niet expliciet in de vso staat. De werknemer kan de vso binnen deze periode zonder opgaaf van redenen ontbinden.

Conclusie: een vso biedt snelheid én zekerheid, mits goed geregeld

Het beëindigen van een dienstverband via een vaststellingsovereenkomst blijft in 2025 de meest efficiënte route. Met de juiste afspraken en een zorgvuldige formulering biedt de vso duidelijkheid, snelheid en bescherming voor alle betrokken partijen. Voor adviseurs is dit een belangrijk dossier waarin nauwkeurigheid, juridische kennis en een rustige procesbegeleiding het verschil maken.