De btw-aangifte is voor veel ondernemers een terugkerende verplichting, maar ook een bron van fouten. Wie de aangifte niet zorgvuldig invult, riskeert een naheffing, een boete of een correctie achteraf. Tegelijkertijd laten ondernemers soms btw-voordelen liggen omdat ze niet weten waar ze recht op hebben. Een goed begrip van de btw-regels loont dus direct.
In dit artikel bespreken we de meest voorkomende fouten in de btw-aangifte, wanneer u aangifte moet doen, hoe u omgaat met gemengd gebruik en wat u kunt doen als u een fout ontdekt na indiening.
Wanneer en hoe vaak moet u btw-aangifte doen?
De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. De Belastingdienst kan echter ook verplichten tot maandaangifte, bijvoorbeeld als uw btw-schulden structureel hoog zijn of als u daar zelf om verzoekt. Kleine ondernemers kunnen soms kiezen voor jaaraangifte. De aangifte en betaling moeten uiterlijk een maand na afloop van het aangiftetijdvak zijn ingediend en voldaan.
Vergeet u de aangifte of betaalt u te laat, dan legt de Belastingdienst automatisch een verzuimboete op. Bij herhaald verzuim kan de boete oplopen. Zorg er dus voor dat u de deadlines goed in uw agenda heeft staan of laat uw accountant de aangifte verzorgen.
Fout 1: btw vergeten op te tellen bij de verkoopprijs
Een veelgemaakte beginnersfout is het niet of onjuist doorberekenen van btw aan klanten. Als u btw-plichtig bent, moet u bij elke factuur aan een Nederlandse btw-plichtige klant btw in rekening brengen en afdragen aan de Belastingdienst. Doet u dat niet, dan draait u zelf op voor de btw die u had moeten berekenen.
Controleer ook altijd welk btw-tarief van toepassing is. In Nederland gelden drie tarieven: 21 procent (het algemene tarief), 9 procent (voor onder andere voedsel, geneesmiddelen en enkele diensten) en 0 procent (voor export buiten de EU en bepaalde intracommunautaire leveringen). Een verkeerd tarief leidt tot een te hoge of te lage afdracht, met alle gevolgen van dien.
Fout 2: voorbelasting claimen zonder geldige factuur
U heeft als ondernemer recht op aftrek van de btw die u zelf heeft betaald op zakelijke inkopen en kosten. Dit wordt voorbelasting of aftrekbare btw genoemd. Maar die aftrek is alleen mogelijk als u beschikt over een geldige factuur die voldoet aan alle wettelijke eisen. Denk aan de naam en het adres van de leverancier, het btw-nummer, een omschrijving van de prestatie, het factuurbedrag en het btw-bedrag.
Ontbreekt een van deze gegevens, dan kan de Belastingdienst de aftrek weigeren. Bewaar uw facturen zorgvuldig en digitaal georganiseerd. Heeft u een bon of kassaticket in plaats van een factuur? Dan is aftrek van voorbelasting in veel gevallen niet mogelijk. Vraag bij zakelijke aankopen altijd een factuur op naam.
LET OP
Betaalt u zakelijke kosten via een privebankrekening of met contant geld? Zorg dan toch altijd voor een factuur op naam van uw onderneming. Zonder die factuur kunt u de voorbelasting niet terugvragen, ook al is de aankoop aantoonbaar zakelijk.
Fout 3: gemengd gebruik niet correct verwerken
Gebruikt u bepaalde goederen of diensten zowel zakelijk als prive, dan mag u de btw slechts gedeeltelijk aftrekken. Dit geldt bijvoorbeeld voor een auto die zowel zakelijk als prive wordt gebruikt, of voor een telefoonabonnement dat ook voor prive wordt ingezet. Het zakelijke percentage van het gebruik bepaalt hoeveel voorbelasting u kunt terugvragen.
Veel ondernemers vergeten dit onderscheid te maken en trekken de volledige btw af. Bij een controle kan de Belastingdienst dit corrigeren en een naheffing opleggen, inclusief belastingrente. Houd een overzicht bij van het gebruik van gemengde bedrijfsmiddelen om uw aftrekpercentage te kunnen onderbouwen.
De regels rondom gemengde kosten gelden ook voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Lees hierover meer in ons artikel over de drempel voor niet-aftrekbare gemengde kosten.
Fout 4: intracommunautaire leveringen verkeerd verwerken
Levert u goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen? Dan gelden bijzondere btw-regels. Bij leveringen van goederen aan btw-plichtige afnemers in de EU past u het 0 procent-tarief toe, mits u beschikt over het btw-nummer van de afnemer en kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk naar het andere EU-land zijn vervoerd. U geeft deze leveringen aan in rubriek 3b van de btw-aangifte.
Bij diensten aan buitenlandse ondernemers geldt in veel gevallen de verleggingsregeling: uw afnemer is de btw verschuldigd in zijn eigen land en u berekent geen Nederlandse btw. U geeft deze omzet aan in rubriek 3a. Vergeet u dit, dan geeft u een te laag bedrag aan en riskeert u een naheffing.
Heeft u btw betaald in een ander EU-land en wilt u die terugvragen? Dat kan via een speciaal verzoek bij de Belastingdienst. Lees meer hierover in ons artikel over teruggaaf van buitenlandse btw.
Fout 5: de suppletieaangifte vergeten bij een ontdekte fout
Ontdekt u na indiening van uw btw-aangifte dat u een fout heeft gemaakt? Dan bent u verplicht dit te corrigeren via een suppletieaangifte. U mag een fout niet stilzwijgend verwerken in een volgende aangifte als het gaat om een bedrag van 1.000 euro of meer. De Belastingdienst verwacht dat u de correctie actief meldt.
Vrijwillige verbetering via een suppletieaangifte wordt door de Belastingdienst gunstiger beoordeeld dan een fout die bij een controle aan het licht komt. In het eerste geval is de kans op een boete kleiner. Dien de suppletieaangifte zo snel mogelijk in nadat u de fout heeft ontdekt. Houd daarbij de termijn van acht weken in gedachten die de Belastingdienst hanteert. Lees hierover meer in ons artikel over de suppletieaangifte tijdig indienen.
De kleineondernemersregeling: bent u vrijgesteld van btw?
Ondernemers met een jaaromzet onder een bepaalde drempel kunnen kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Wie gebruik maakt van de KOR hoeft geen btw in rekening te brengen aan klanten en doet geen btw-aangifte. Het nadeel is dat u dan ook geen voorbelasting kunt aftrekken. De KOR kan interessant zijn voor ondernemers met weinig zakelijke kosten en een beperkte omzet, maar is niet voor iedereen voordelig.
Controleer jaarlijks of de KOR nog passend is voor uw situatie. Als uw omzet groeit, kan het voordeliger zijn om te kiezen voor reguliere btw-aangifte, zodat u de voorbelasting op uw investeringen en kosten kunt terugvragen. Bespreek dit met uw accountant of bekijk onze artikelen over ondernemen en fiscale keuzes.
Conclusie: een foutloze btw-aangifte begint met een goede administratie
De meeste fouten in de btw-aangifte ontstaan door een onvolledige of slordige administratie. Bewaar alle facturen, maak onderscheid tussen zakelijk en privegebruik, controleer de juistheid van btw-nummers bij buitenlandse klanten en dien correcties tijdig in via een suppletieaangifte. Twijfelt u over de juiste verwerking van een specifieke situatie? Laat uw aangifte controleren door uw accountant. Een kleine fout die nu wordt voorkomen, bespaart u een naheffing en boete achteraf.